요청, 답변, 후속 조치를 위한 15개의 이메일 시작 줄

첫 번째 접촉: 글을 쓰는 이유를 말하세요

그 사람의 이름을 알고 있으면 사용하고, 중요한 경우에는 선호하는 직위에 표시하세요. "안녕하세요" 또는 "친애하는"이 첫 번째 연락에 적합할 수 있습니다. 올바른 형식의 정도는 설정에 따라 다릅니다. 메시지를 열기 전에 독자가 주제를 인식할 수 있도록 주제를 구체적으로 유지하십시오.

• “[이름]님, 안녕하세요. [특정 주제]에 관해 글을 쓰고 있는데 질문하고 싶습니다...”
• “[제목 및 이름]님, [참조 또는 이벤트]와 관련하여 연락드립니다.”
• "[이름]님, 안녕하세요. [이벤트]에서 만났습니다. [주제]에 관한 대화에 대한 후속 조치를 취하고 싶었습니다."

요청: 작업 및 컨텍스트 제공

요청에 응답할 수 있게 만드세요. 결정이 필요하다면 어떤 결정인지 말해주세요. 실제 마감일이 있는 경우 날짜와 그것이 중요한 이유를 설명합니다. “긴급하게 도움이 필요해요”와 같은 모호한 말은 받는 사람이 무슨 뜻인지 묻게 만듭니다.

• “[이름]님, 안녕하세요. 제가 [작업]을 완료할 수 있도록 [세부 사항]을 확인해 주시겠어요?”
• “[이름]님, 안녕하세요. 가능하다면 [날짜]까지 [특정 부분]에 대한 피드백을 주시면 감사하겠습니다.”
• “[이름]님, 안녕하세요. [출처]를 확인했지만 [질문]을 명확히 해야 합니다.”

답장 및 감사: 무엇을 받았는지 확인하세요.

간단한 확인을 통해 회신을 이전 메시지에 연결할 수 있습니다. 그런 다음 질문에 답하거나 다음 단계를 설명하세요. 유용한 정보를 제공하기 전에 전체 스레드를 반복할 필요는 없습니다.

• "[이름]님, 안녕하세요. [문서]를 보내주셔서 감사합니다. [섹션]에 대해 질문이 있습니다."
• "[이름]님, 안녕하세요. 업데이트해 주셔서 감사합니다. [구체적인 답변]을 확인할 수 있습니다."
• "안녕하세요 [이름]님, [작업]에 도움을 주셔서 감사합니다. 이를 통해 [구체적인 결과]를 얻을 수 있었습니다."

후속 조치: 이전 요청을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

원본 메시지의 날짜나 제목을 참조하세요. 상황이 바뀌었다면 어떻게 되었는지 말해보세요. 수신자가 의도적으로 귀하를 무시했다고 암시하지 마십시오. 정보가 필요할 수도 있고, 시간이 더 필요하거나 다른 연락처가 필요할 수도 있습니다.

• “[이름]님, 안녕하세요. [주제]에 관한 [날짜] 메시지에 대해 후속 조치를 취하고 있습니다.”
• “[이름]님, 안녕하세요. 지난 대화 이후 [특정 항목]에 대한 업데이트가 있었나요?”
• "[이름]님, 안녕하세요. [작업] 마감일은 [날짜]입니다. [다음 단계]가 가능한지 알려주실 수 있나요?"

업데이트 및 수정: 변경 사항을 조기에 적용

독자가 이미 프로젝트를 알고 있다면 새로운 내용으로 시작하세요. 동일한 메시지에 수정된 정보를 제공하면 변경 내용을 이해하기 위해 두 번째 문서를 검색할 필요가 없습니다.

• “[이름]님, 안녕하세요. [프로젝트]: [중요 변경 사항]에 대한 빠른 업데이트입니다.”
• “[이름]님, 안녕하세요. 이전 메시지에서 한 가지 세부정보를 수정하고 싶습니다: [수정].”
• “[이름]님, 안녕하세요. [문서]의 새 버전에는 [특정 개정판]이 포함되어 있습니다.”

이메일을 보내기 전에 완료하세요

Purdue의 이메일 지침은 의미 있는 제목, 적절한 인사말, 짧고 명확한 단락을 권장합니다. 해당 구조를 전체 메시지에 적용합니다. 먼저 컨텍스트를 파악하고 하나의 명확한 요청이나 답변을 작성한 다음 필요한 지원 세부 정보를 적용합니다. 서문은 독자가 다음에 나올 내용을 준비하도록 해야 합니다.

예: "안녕하세요 Alex. 제가 컬렉션을 준비할 수 있도록 배송 날짜를 확인해 주시겠어요? 주문 번호는 1234입니다. 목요일이나 금요일 둘 다 가능합니다." 이 발명된 예는 긴 소개 없이도 작업과 유용한 컨텍스트를 눈에 띄게 만듭니다. 보내기 전에 이름, 날짜, 첨부 파일 및 수신자를 검토하세요.