15 个电子邮件开头行用于请求、回复和跟进

第一次接触：说出你写作的原因

当你知道这个人的名字时就使用它，并在重要的地方检查他们喜欢的头衔。 “你好”或“亲爱的”可能适合第一次接触；适当的正式程度取决于场合。保持主题足够具体，以便读者在打开消息之前能够识别主题。

• “您好[姓名]，我正在写[特定主题]，想问……”
• “亲爱的[职务和姓名]，我正在就[参考或事件]与您联系。”
• “你好[姓名]，我们是在[活动]上认识的。我想跟进我们关于[主题]的谈话。”

请求：给出任务和上下文

使请求能够得到答复。如果您需要做出决定，请说出哪个决定。如果有真正的截止日期，请说明该日期及其重要性。诸如“我紧急需要帮助”之类的含糊开头会迫使收件人询问您的意思。

• “你好[姓名]，你能确认[详细信息]以便我可以完成[任务]吗？”
• “您好[姓名]，如果可能的话，我非常感谢您在[日期]之前对[特定部分]提供反馈。”
• “你好[姓名]，我已经检查了[来源]，但仍需要澄清[问题]。”

回复和致谢：确定您收到的内容

简短的确认可以将您的回复与之前的消息联系起来。然后回答问题或解释下一步。在提供有用信息之前无需重复整个线程。

• “您好[姓名]，感谢您发送[文档]。我有一个关于[部分]的问题。”
• “您好[姓名]，感谢您的更新。我可以确认[具体答案]。”
• “您好[姓名]，感谢您对[任务]的帮助。它让我能够[具体结果]。”

跟进：使之前的请求易于查找

请参阅原始邮件的日期或主题。如果情况发生了变化，请说明如何变化。避免暗示收件人故意忽视您；他们可能需要信息、更多时间或不同的联系人。

• “您好[姓名]，我正在跟进[日期]关于[主题]的消息。”
• “你好[姓名]，自我们上次谈话以来，[特定项目]有更新吗？”
• “您好[姓名]，[任务]的截止日期是[日期]。您能让我知道[下一步]是否可行吗？”

更新和更正：尽早进行更改

如果读者已经了解该项目，请以新内容开头。在同一条消息中提供更正的信息，这样他们就不必搜索第二个文档来了解更改。

• “你好[姓名]，[项目]的快速更新：[重要变化]。”
• “您好[姓名]，我需要更正上一条消息中的一个细节：[更正]。”
• “您好[姓名]，新版本的[文档]包括[具体修订]。”

在发送之前完成电子邮件

普渡大学的电子邮件指南推荐了一个有意义的主题、适当的问候语和简短清晰的段落。将该结构应用于整个消息：首先是上下文，一个明确的请求或答案，然后是任何必要的支持细节。开头应该让读者为接下来的内容做好准备。

例如：“你好，Alex，你能确认一下交货日期，以便我安排取货吗？订单参考号是 1234。星期四或星期五都适合我们。”这个发明的例子使任务和有用的上下文可见，无需冗长的介绍。发送前检查姓名、日期、附件和收件人。