Как начать деловое письмо: 15 примеров первых строк
Автор: Juste Tools · Опубликовано
Полезное начало электронного письма сообщает читателю, почему оно здесь. Начните с приветствия, подходящего для взаимоотношений, а затем дайте достаточный контекст, чтобы сделать запрос или ответ понятным. Приведенные ниже примеры являются отправной точкой, которую вы можете адаптировать. Выбирайте формулировку, которая соответствует вашему языку, месту работы и получателю, а не копируйте якобы идеальную формулу.
Первый контакт: скажите, почему вы пишете
Используйте имя человека, если оно вам известно, и проверьте его предпочтительный титул там, где это важно. «Привет» или «Дорогой» могут соответствовать первому контакту; правильная степень формальности зависит от обстановки. Сохраняйте тему достаточно конкретной, чтобы читатель мог распознать тему, прежде чем открыть сообщение.
- «Здравствуйте, [Имя], я пишу на [конкретную тему] и хотела бы спросить…»
- «Уважаемый [должность и имя], я обращаюсь к вам по поводу [ссылки или мероприятия]».
- "Здравствуйте, [Имя], мы встретились на [мероприятии]. Я хотел продолжить наш разговор на [тему]".
Просьбы: дайте задачу и контекст
Сделайте запрос ответственным. Если вам нужно решение, скажите какое решение. Если установлен реальный срок, укажите дату и почему это важно. Расплывчатое начало, например «Мне срочно нужна помощь», заставляет получателя спросить, что вы имеете в виду.
- «Здравствуйте, [Имя], не могли бы вы подтвердить [подробности], чтобы я мог закончить [задание]?»
- «Здравствуйте, [Имя], я был бы признателен за ваш отзыв о [конкретной части] к [дате], если это возможно».
- «Здравствуйте, [Имя], я проверил [источник], но мне еще нужно уточнить [вопрос]».
Ответы и благодарности: укажите, что вы получили
Краткое подтверждение может связать ваш ответ с предыдущим сообщением. Затем ответьте на вопрос или объясните следующий шаг. Нет необходимости повторять всю тему, прежде чем дать полезную информацию.
- "Здравствуйте, [Имя], спасибо за отправку [документа]. У меня вопрос по поводу [раздела]".
- "Здравствуйте, [Имя], спасибо за новости. Я могу подтвердить этот [конкретный ответ]".
- "Здравствуйте, [Имя], спасибо за помощь с [задачой]. Это позволило мне добиться [конкретного результата]".
Последующие действия: упростите поиск предыдущего запроса.
Обратите внимание на дату или тему исходного сообщения. Если обстоятельства изменились, скажите, как. Не думайте, что получатель намеренно вас проигнорировал; им может понадобиться информация, больше времени или другой контакт.
- «Здравствуйте, [Имя], я проверяю свое сообщение от [дата] по [теме]».
- «Здравствуйте, [Имя], появились ли какие-нибудь новости по [конкретному элементу] с момента нашего последнего разговора?»
- "Здравствуйте, [Имя], крайний срок выполнения [задачи] — [дата]. Не могли бы вы сообщить мне, возможен ли [следующий шаг]?"
Обновления и исправления: внесите изменения заранее
Если читатель уже знает проект, начните с того, что нового. Предоставьте исправленную информацию в том же сообщении, чтобы им не приходилось искать второй документ, чтобы понять изменение.
- «Здравствуйте, [Имя], краткая информация о [проекте]: [важное изменение]».
- «Здравствуйте, [Имя], мне нужно исправить одну деталь из моего предыдущего сообщения: [исправление]».
- «Здравствуйте, [Имя], новая версия [документа] включает [конкретную редакцию]».
Завершите письмо перед отправкой
Руководство Purdue по электронной почте рекомендует содержательную тему, подходящее приветствие и короткие, ясные абзацы. Примените эту структуру ко всему сообщению: сначала контекст, один четкий запрос или ответ, затем любые необходимые подтверждающие детали. Начало должно подготовить читателя к дальнейшему.
Например: "Здравствуйте, Алекс, не могли бы вы подтвердить дату доставки, чтобы я мог организовать вывоз? Номер заказа: 1234. Нам подойдет четверг или пятница". Этот придуманный пример делает задачу и полезный контекст видимыми без длинного вступления. Перед отправкой просмотрите имена, даты, вложения и получателя.