İstekler, yanıtlar ve takipler için 15 e-posta açılış satırı

İlk temas: neden yazdığınızı söyleyin

Bildiğiniz takdirde kişinin adını kullanın ve önemli olduğu yerde tercih ettiği unvanı işaretleyin. “Merhaba” veya “Sevgili” ilk temasa uygun olabilir; formalitenin doğru derecesi ortama bağlıdır. Konuyu, okuyucunun mesajı açmadan önce konuyu tanıyabileceği kadar spesifik tutun.

• “Merhaba [İsim], [belirli bir konu] hakkında yazıyorum ve sormak istiyorum…”
• "Sevgili [Başlık ve isim], sizinle [referans veya etkinlik] ile ilgili olarak iletişime geçiyorum."
• "Merhaba [İsim], [etkinlik]'te tanıştık. [Konu] hakkındaki sohbetimizi sürdürmek istedim."

İstekler: görevi ve bağlamı belirtin

İsteği yanıtlanabilir hale getirin. Bir karara ihtiyacınız varsa hangi karar olduğunu söyleyin. Gerçek bir son teslim tarihi varsa tarihi ve bunun neden önemli olduğunu belirtin. "Acil yardıma ihtiyacım var" gibi belirsiz bir açılış, alıcıyı ne demek istediğinizi sormaya zorlar.

• "Merhaba [İsim], [görevi] bitirebilmem için [ayrıntıyı] onaylayabilir misin?"
• "Merhaba [İsim], mümkünse [tarih] tarihine kadar [belirli bir bölüm] hakkındaki geri bildiriminizi rica ediyorum."
• "Merhaba [İsim], [kaynağı] kontrol ettim ama yine de [soruyu] açıklığa kavuşturmam gerekiyor."

Yanıtlar ve teşekkürler: ne aldığınızı belirtin

Kısa bir teşekkür, cevabınızı önceki mesaja bağlayabilir. Daha sonra soruyu cevaplayın veya bir sonraki adımı açıklayın. Yararlı bilgileri vermeden önce tüm konuyu tekrarlamaya gerek yoktur.

• "Merhaba [İsim], [belgeyi] gönderdiğiniz için teşekkür ederim. [bölüm] hakkında bir sorum var."
• "Merhaba [İsim], güncelleme için teşekkürler. Bu [özel cevabı] doğrulayabilirim."
• "Merhaba [İsim], [görevdeki] yardımın için teşekkür ederim. Bu bana [somut sonuç] sağlamamı sağladı."

Takipler: önceki isteğin bulunmasını kolaylaştırın

Orijinal mesajın tarihine veya konusuna bakın. Koşullar değiştiyse nasıl olduğunu söyleyin. Alıcının sizi kasıtlı olarak görmezden geldiğini ima etmekten kaçının; bilgiye, daha fazla zamana veya farklı bir iletişime ihtiyaç duyabilirler.

• "Merhaba [İsim], [konu] ile ilgili [tarih] tarihli mesajımı takip ediyorum."
• "Merhaba [İsim], son konuşmamızdan bu yana [belirli bir öğe] ile ilgili bir güncelleme oldu mu?"
• "Merhaba [İsim], [görev] için son tarih: [tarih.] Bana [sonraki adımın] mümkün olup olmadığını söyleyebilir misiniz?"

Güncellemeler ve düzeltmeler: değişikliği erkenden yapın

Eğer okuyucu projeyi zaten biliyorsa, yeni olanla öncülük edin. Düzeltilmiş bilgileri aynı mesajda verin, böylece değişikliği anlamak için ikinci bir belge aramak zorunda kalmazlar.

• "Merhaba [İsim], [proje] ile ilgili hızlı bir güncelleme: [önemli değişiklik]."
• "Merhaba [İsim], önceki mesajımdaki bir ayrıntıyı düzeltmem gerekiyor: [düzeltme]."
• "Merhaba [İsim], [belgenin] yeni sürümü [özel revizyonu] içeriyor."

E-postayı göndermeden önce bitirin

Purdue'nin e-posta rehberliği anlamlı bir konu, uygun bir selamlama ve kısa, net paragraflar önerir. Bu yapıyı mesajın tamamına uygulayın: önce bağlam, net bir istek veya cevap, ardından gerekli destekleyici ayrıntılar. Açılış okuyucuyu bundan sonra olacaklara hazırlamalıdır.

Örneğin: "Merhaba Alex, teslimatı ayarlayabilmem için teslimat tarihini doğrulayabilir misin? Sipariş referansı 1234. Perşembe veya Cuma ikisi de bizim için uygun olur." Bu icat edilen örnek, görevi ve faydalı bağlamı uzun bir giriş yapmadan görünür hale getirir. Göndermeden önce adları, tarihleri, ekleri ve alıcıyı inceleyin.