15 wierszy otwierających wiadomości e-mail z prośbami, odpowiedziami i dalszymi działaniami
Przez Juste Tools · Opublikowano
Przydatny początek wiadomości e-mail informuje czytelnika, dlaczego wiadomość się tam znajduje. Zacznij od powitania dostosowanego do relacji, a następnie podaj wystarczający kontekst, aby prośba lub odpowiedź była jasna. Poniższe przykłady to punkty wyjścia, które możesz dostosować. Wybierz sformułowanie, które pasuje do Twojego języka, miejsca pracy i odbiorcy, zamiast kopiować rzekomo idealną formułę.
Pierwszy kontakt: powiedz dlaczego piszesz
Używaj imienia i nazwiska danej osoby, jeśli je znasz, i sprawdź preferowany tytuł tam, gdzie ma to znaczenie. „Witam” lub „Kochanie” może pasować do pierwszego kontaktu; odpowiedni stopień formalności zależy od oprawy. Postaraj się, aby temat był na tyle szczegółowy, aby czytelnik mógł go rozpoznać przed otwarciem wiadomości.
- „Witam [Imię], piszę w [konkretnym temacie] i chciałbym zapytać…”
- „Szanowni Państwo [Tytuł i imię], kontaktuję się z Państwem w sprawie [referencji lub wydarzenia].”
- "Witam [Imię], spotkaliśmy się na [wydarzeniu]. Chciałem kontynuować naszą rozmowę na [temat]."
Prośby: podaj zadanie i kontekst
Spraw, aby żądanie było odpowiedzią. Jeżeli potrzebujesz decyzji, powiedz jaką decyzję. Jeżeli istnieje rzeczywisty termin, należy go podać i podać powód, dla którego jest to istotne. Niejasne otwarcie, np. „Pilnie potrzebuję pomocy”, zmusza odbiorcę do zapytania, co masz na myśli.
- „Witam [Imię], czy możesz potwierdzić [szczegóły], abym mógł dokończyć [zadanie]?”
- „Witam [Imię], byłbym wdzięczny za Twoją opinię na temat [konkretnej części] do [data], jeśli to możliwe.”
- „Witam [Imię], sprawdziłem [źródło], ale nadal muszę wyjaśnić [pytanie].”
Odpowiedzi i podziękowania: określ, co otrzymałeś
Krótkie potwierdzenie może powiązać Twoją odpowiedź z wcześniejszą wiadomością. Następnie odpowiedz na pytanie lub wyjaśnij kolejny krok. Nie ma potrzeby powtarzania całego wątku przed podaniem przydatnych informacji.
- "Witam [Imię], dziękuję za przesłanie [dokumentu]. Mam pytanie dotyczące [sekcji]."
- "Witam [Imię], dziękuję za aktualizację. Mogę to potwierdzić [konkretna odpowiedź]."
- "Witam [Imię], dziękuję za pomoc przy [zadaniu]. Pozwoliło mi to osiągnąć [konkretny wynik]."
Dalsze działania: spraw, aby poprzednie żądanie było łatwe do znalezienia
Zapoznaj się z datą lub tematem oryginalnej wiadomości. Jeżeli okoliczności się zmieniły, powiedz w jaki sposób. Unikaj sugerowania, że odbiorca celowo Cię zignorował; mogą potrzebować informacji, więcej czasu lub innego kontaktu.
- „Witam [Imię], kontynuuję moją wiadomość z dnia [data] dotyczącą [temat].”
- „Witam [Imię], czy od czasu naszej ostatniej rozmowy pojawiły się aktualizacje dotyczące [konkretnego przedmiotu]?”
- "Witam [Imię], ostateczny termin wykonania [zadania] upływa [data. Czy mógłbyś mi dać znać, czy [następny krok] jest możliwy?”
Aktualizacje i poprawki: wprowadź zmianę wcześniej
Jeśli czytelnik zna już projekt, zaproponuj nowości. Podaj poprawione informacje w tej samej wiadomości, aby nie musieli szukać drugiego dokumentu, aby zrozumieć zmianę.
- „Witam [Imię], krótka aktualizacja [projektu]: [ważna zmiana].”
- „Witam [Imię], muszę poprawić jeden szczegół z mojej poprzedniej wiadomości: [korekta].”
- „Witajcie [Imię], nowa wersja [dokumentu] zawiera [konkretną wersję].”
Zakończ wiadomość e-mail przed jej wysłaniem
Wskazówki e-mailowe Purdue zalecają znaczący temat, odpowiednie powitanie i krótkie, jasne akapity. Zastosuj tę strukturę do całej wiadomości: najpierw kontekst, jedna jasna prośba lub odpowiedź, a następnie wszelkie niezbędne szczegóły uzupełniające. Początek powinien przygotować czytelnika na to, co nastąpi dalej.
Na przykład: "Witam Alex, czy mógłbyś potwierdzić datę dostawy, abym mógł zorganizować odbiór? Numer zamówienia to 1234. Czwartek lub piątek będą dla nas odpowiednie. " Ten wymyślony przykład sprawia, że zadanie i użyteczny kontekst stają się widoczne bez długiego wprowadzenia. Przed wysłaniem sprawdź nazwiska, daty, załączniki i odbiorcę.