بنية بسيطة لإملاء بريد إلكتروني على iPhone
بواسطة Juste Tools · تم النشر
قبل إملاء رسالة بريد إلكتروني، حدد ما يحتاج المستلم إلى معرفته وما تريد منه أن يفعله. البنية المنطوقة القصيرة تقلل من التحرير بعد ذلك. ابدأ بالهدف، وقدم التفاصيل الضرورية، وانتهي بطلب واحد واضح.
التحدث الخطوط العريضة أولا
على سبيل المثال، اشرح أنك تؤكد عقد اجتماع، وحدد الوقت المتفق عليه واسأل ما إذا كان الموقع المقترح يعمل أم لا. احتفظ بالخلفية غير ذات الصلة خارج المسودة الأولى.
- الغرض: لماذا تكتب.
- السياق: الحد الأدنى من المعلومات اللازمة لفهمه.
- الطلب: الإجراء أو الإجابة التي تحتاجها.
- التوقيت: تاريخ فقط عندما يكون حقيقيًا وذو صلة.
اختر لهجة دون تغيير الحقائق
يمكن أن تكون رسالة العمل موجزة ومهذبة دون أن تصبح رسمية في كل جملة. إذا كنت تستخدم أداة تلميع، فتأكد من أنها لم تضيف وعدًا أو موعدًا نهائيًا أو اعتذارًا لم تقله أبدًا. ينبغي لضوابط النغمة أن تغير التعبير، لا أن تخترع التزامات.
قم بإملاء الأسماء والأرقام المرجعية بعناية، ثم قم بفحصها يدويًا. لا تعتمد على التعرف على الكلام للحصول على رقم حساب مهم أو بيانات اعتماد خاصة.
مراجعة في مؤلف البريد الإلكتروني الفعلي
التحقق من المتلقي والموضوع والجسم الكامل. اقرأ الطلب مرة واحدة دون الشرح المحيط به: يجب أن يظل واضحًا. أضف فواصل الفقرات وقم بتأكيد المرفقات بشكل منفصل. أوقف الإملاء قبل التبديل إلى مناقشة غير ذات صلة، واستخدم إرسال فقط بعد أن يصبح البريد الإلكتروني بالكامل جاهزًا.