iPhone पर एक ईमेल निर्देशित करने के लिए एक सरल संरचना
Juste Tools द्वारा · प्रकाशित
किसी ईमेल को निर्देशित करने से पहले, तय करें कि प्राप्तकर्ता को क्या जानना चाहिए और आप उनसे क्या कराना चाहते हैं। संक्षिप्त बोली जाने वाली संरचना बाद में संपादन को कम कर देती है। उद्देश्य से प्रारंभ करें, आवश्यक विवरण दें और एक स्पष्ट अनुरोध के साथ समाप्त करें।
पहले एक रूपरेखा बोलें
उदाहरण के लिए, समझाएं कि आप एक मीटिंग की पुष्टि कर रहे हैं, सहमत समय बताएं और पूछें कि क्या प्रस्तावित स्थान काम करता है। पहले ड्राफ्ट से असंबंधित पृष्ठभूमि को बाहर रखें।
- उद्देश्य: आप क्यों लिख रहे हैं.
- संदर्भ: इसे समझने के लिए आवश्यक न्यूनतम जानकारी।
- अनुरोध: वह कार्रवाई या उत्तर जो आपको चाहिए।
- समय: कोई तारीख तभी जब वह वास्तविक और प्रासंगिक हो।
तथ्यों को बदले बिना स्वर चुनें
एक कार्य संदेश प्रत्येक वाक्य में औपचारिक बने बिना संक्षिप्त और विनम्र हो सकता है। यदि आप पॉलिशिंग टूल का उपयोग करते हैं, तो जांच लें कि इसमें कोई वादा, समय सीमा या माफी नहीं जोड़ी गई है जो आपने कभी नहीं कहा। स्वर नियंत्रण को अभिव्यक्ति बदलनी चाहिए, न कि दायित्वों का आविष्कार करना चाहिए।
नाम और संदर्भ संख्याएँ सावधानीपूर्वक लिखवाएँ, फिर उनका मैन्युअल रूप से निरीक्षण करें। किसी महत्वपूर्ण खाता संख्या या निजी क्रेडेंशियल के लिए वाक् पहचान पर भरोसा न करें।
वास्तविक ईमेल कंपोज़र में समीक्षा करें
प्राप्तकर्ता, विषय और संपूर्ण निकाय की जाँच करें। बिना किसी स्पष्टीकरण के अनुरोध को एक बार पढ़ें: यह अभी भी स्पष्ट होना चाहिए। अनुच्छेद विराम जोड़ें और अनुलग्नकों की अलग से पुष्टि करें। असंबंधित चर्चा पर स्विच करने से पहले डिक्टेशन बंद करें और संपूर्ण ईमेल तैयार होने के बाद ही सेंड का उपयोग करें।