Struktur sederhana untuk mendiktekan email di iPhone
Oleh Juste Tools · Diterbitkan
Sebelum mendiktekan email, putuskan apa yang perlu diketahui penerima dan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Struktur lisan yang singkat mengurangi pengeditan setelahnya. Mulailah dengan tujuan, berikan rincian yang diperlukan dan akhiri dengan satu permintaan yang jelas.
Ucapkan garis besarnya terlebih dahulu
Misalnya, jelaskan bahwa Anda mengonfirmasi sebuah pertemuan, sebutkan waktu yang disepakati, dan tanyakan apakah lokasi yang diusulkan dapat berfungsi. Jauhkan latar belakang yang tidak berhubungan dari draf pertama.
- Tujuan: mengapa Anda menulis.
- Konteks: informasi minimum yang diperlukan untuk memahaminya.
- Permintaan: tindakan atau jawaban yang Anda perlukan.
- Waktu: tanggal hanya jika itu nyata dan relevan.
Pilih nada tanpa mengubah fakta
Pesan kerja bisa singkat dan sopan tanpa menjadi formal di setiap kalimat. Jika Anda menggunakan alat pemoles, pastikan alat tersebut tidak menambahkan janji, tenggat waktu, atau permintaan maaf yang tidak pernah Anda ucapkan. Kontrol nada harus mengubah ekspresi, bukan menciptakan kewajiban.
Mendiktekan nama dan nomor referensi dengan cermat, lalu memeriksanya secara manual. Jangan mengandalkan pengenalan suara untuk nomor rekening penting atau kredensial pribadi.
Tinjau di pembuat email sebenarnya
Periksa penerima, subjek dan isi lengkap. Baca permintaannya satu kali tanpa penjelasan di sekitarnya: harus tetap jelas. Tambahkan jeda paragraf dan konfirmasikan lampiran secara terpisah. Hentikan dikte sebelum beralih ke diskusi yang tidak terkait, dan gunakan Kirim hanya setelah seluruh email siap.