iPhone でメールを口述するためのシンプルな構造
作成者: Juste Tools · 発行済み
電子メールを口述筆記する前に、受信者が知っておくべきことと受信者に何をしてもらいたいかを決めてください。短い音声構造により、その後の編集が軽減されます。目的から始めて、必要な詳細を与え、最後に 1 つの明確なリクエストで終了します。
最初に概要を話します
たとえば、会議を確認していることを説明し、合意された時間を述べ、提案された場所が機能するかどうかを尋ねます。初稿には無関係な背景を含めないでください。
- 目的: なぜ書くのか。
- コンテキスト: コンテキストを理解するために必要な最小限の情報。
- リクエスト: 必要なアクションまたは回答。
- タイミング: 現実的で関連性がある場合にのみ日付を指定します。
事実を変えずに論調を選択する
仕事上のメッセージは、一文一文が堅苦しくならずに、簡潔かつ丁寧なものにすることができます。研磨ツールを使用する場合は、言ってもいない約束、期限、または謝罪が追加されていないかどうかを確認してください。トーンコントロールは表現を変えるものであり、義務を生み出すものではありません。
名前と参照番号を注意深く書き留めてから、手動で検査します。重要なアカウント番号やプライベート資格情報を音声認識に依存しないでください。
実際のメールコンポーザで確認する
受信者、件名、本文を確認してください。周囲の説明なしでリクエストを一度読んでください。それでも明らかなはずです。段落区切りを追加し、添付ファイルを個別に確認します。無関係なディスカッションに切り替える前にディクテーションを停止し、電子メール全体の準備ができてからのみ送信を使用してください。