Una struttura semplice per dettare un'e-mail su iPhone
Di Juste Tools · Pubblicato
Prima di dettare un'e-mail, decidi cosa deve sapere il destinatario e cosa vuoi che faccia. Una breve struttura parlata riduce successivamente il montaggio. Inizia con uno scopo, fornisci i dettagli necessari e concludi con una richiesta chiara.
Pronuncia prima uno schema
Ad esempio, spiega che stai confermando un incontro, indica l'orario concordato e chiedi se il luogo proposto funziona. Mantieni gli sfondi non correlati fuori dalla prima bozza.
- Scopo: perché stai scrivendo.
- Contesto: le informazioni minime necessarie per comprenderlo.
- Richiesta: l'azione o la risposta di cui hai bisogno.
- Timing: una data solo quando è reale e rilevante.
Scegli il tono senza cambiare i fatti
Un messaggio di lavoro può essere conciso e cortese senza diventare formale in ogni frase. Se usi uno strumento di lucidatura, controlla che non abbia aggiunto una promessa, una scadenza o delle scuse che non hai mai detto. I controlli di tono dovrebbero cambiare espressione, non inventare obblighi.
Dettare attentamente nomi e numeri di riferimento, quindi controllarli manualmente. Non fare affidamento sul riconoscimento vocale per un numero di conto importante o una credenziale privata.
Rivedi nel compositore di posta elettronica effettivo
Controllare il destinatario, l'oggetto e il corpo completo. Leggi la richiesta una volta senza la spiegazione circostante: dovrebbe essere comunque chiara. Aggiungi interruzioni di paragrafo e conferma gli allegati separatamente. Interrompi la dettatura prima di passare a una discussione non correlata e utilizza Invia solo dopo che l'intera email è pronta.