Eine einfache Struktur zum Diktieren einer E-Mail auf iPhone
Von Juste Tools · Veröffentlicht
Bevor Sie eine E-Mail diktieren, entscheiden Sie, was der Empfänger wissen muss und was Sie von ihm erwarten. Eine kurze gesprochene Struktur reduziert den Bearbeitungsaufwand im Nachhinein. Beginnen Sie mit dem Zweck, geben Sie die notwendigen Details an und schließen Sie mit einer klaren Anfrage ab.
Sprechen Sie zunächst eine Gliederung
Erklären Sie beispielsweise, dass Sie ein Treffen bestätigen, geben Sie den vereinbarten Zeitpunkt an und fragen Sie, ob der vorgeschlagene Ort funktioniert. Halten Sie unabhängige Hintergrundinformationen aus dem ersten Entwurf fern.
- Zweck: Warum Sie schreiben.
- Kontext: die Mindestinformationen, die zum Verständnis erforderlich sind.
- Anfrage: die Aktion oder Antwort, die Sie benötigen.
- Timing: Ein Datum nur dann, wenn es real und relevant ist.
Wählen Sie den Ton, ohne die Fakten zu ändern
Eine Arbeitsnachricht kann prägnant und höflich sein, ohne in jedem Satz förmlich zu werden. Wenn Sie ein Polierwerkzeug verwenden, stellen Sie sicher, dass es kein Versprechen, eine Frist oder eine Entschuldigung enthält, die Sie nie gesagt haben. Klangregelungen sollten den Ausdruck verändern und keine Verpflichtungen erfinden.
Diktieren Sie Namen und Referenznummern sorgfältig und überprüfen Sie sie dann manuell. Verlassen Sie sich bei kritischen Kontonummern oder privaten Zugangsdaten nicht auf die Spracherkennung.
Überprüfen Sie den aktuellen E-Mail-Composer
Überprüfen Sie den Empfänger, den Betreff und den vollständigen Text. Lesen Sie die Anfrage einmal ohne die dazugehörige Erklärung: Sie sollte immer noch klar sein. Fügen Sie Absatzumbrüche hinzu und bestätigen Sie Anhänge separat. Stoppen Sie das Diktat, bevor Sie zu einer nicht verwandten Diskussion wechseln, und verwenden Sie „Senden“ erst, wenn die gesamte E-Mail fertig ist.