Prosta struktura do dyktowania wiadomości e-mail na iPhone
Przez Juste Tools · Opublikowano
Zanim zaczniesz dyktować wiadomość e-mail, zdecyduj, co odbiorca powinien wiedzieć i co chcesz, aby zrobił. Krótka struktura mówiona ogranicza późniejszą edycję. Zacznij od celu, podaj niezbędne szczegóły i zakończ jedną jasną prośbą.
Najpierw opowiedz zarys
Wyjaśnij np., że potwierdzasz spotkanie, podaj uzgodnioną godzinę i zapytaj, czy proponowana lokalizacja odpowiada. W pierwszej wersji roboczej nie umieszczaj niepowiązanego tła.
- Cel: dlaczego piszesz.
- Kontekst: minimum informacji potrzebnych do jego zrozumienia.
- Żądanie: działanie lub odpowiedź, której potrzebujesz.
- Czas: data tylko wtedy, gdy jest prawdziwa i istotna.
Wybierz ton bez zmiany faktów
Wiadomość służbowa może być zwięzła i uprzejma, ale nie musi być formalna w każdym zdaniu. Jeśli używasz narzędzia do polerowania, sprawdź, czy nie dodało ono obietnicy, terminu lub przeprosin, których nigdy nie wypowiedziałeś. Kontrola barwy powinna zmieniać ekspresję, a nie narzucać zobowiązania.
Dokładnie dyktuj nazwiska i numery referencyjne, a następnie sprawdź je ręcznie. Nie polegaj na rozpoznawaniu mowy w przypadku krytycznego numeru konta lub prywatnych danych uwierzytelniających.
Recenzja w rzeczywistym kreatorze wiadomości e-mail
Sprawdź odbiorcę, temat i całą treść. Przeczytaj prośbę raz, bez otaczających ją wyjaśnień: powinna być nadal jasna. Dodaj podziały akapitów i osobno potwierdź załączniki. Zatrzymaj dyktowanie przed przejściem do niepowiązanej dyskusji i użyj opcji Wyślij dopiero, gdy cała wiadomość e-mail będzie gotowa.