iPhone'de bir e-postayı dikte etmek için basit bir yapı
Juste Tools tarafından · Yayınlandı
Bir e-postayı dikte etmeden önce alıcının ne bilmesi gerektiğine ve ne yapmasını istediğinize karar verin. Kısa bir konuşma yapısı daha sonra düzenlemeyi azaltır. Bir amaç ile başlayın, gerekli ayrıntıları verin ve net bir istekle bitirin.
Önce bir taslak konuşun
Örneğin, bir toplantıyı onayladığınızı açıklayın, kararlaştırılan zamanı belirtin ve önerilen konumun işe yarayıp yaramayacağını sorun. İlgisiz arka planı ilk taslağın dışında tutun.
- Amaç: neden yazıyorsunuz?
- Bağlam: Anlamak için gereken minimum bilgi.
- Talep: İhtiyacınız olan eylem veya cevap.
- Zamanlama: Yalnızca gerçek ve alakalı olduğunda bir tarih.
Gerçekleri değiştirmeden tonu seçin
Bir iş mesajı, her cümlede resmileşmeden kısa ve nazik olabilir. Bir cilalama aleti kullanıyorsanız, bunun asla söylemediğiniz bir söz, son teslim tarihi veya özür eklemediğini kontrol edin. Ton kontrolleri yükümlülükler icat etmek değil, ifadeyi değiştirmeli.
İsimleri ve referans numaralarını dikkatlice dikte edin ve ardından bunları manuel olarak inceleyin. Kritik bir hesap numarası veya özel kimlik bilgisi için konuşma tanımaya güvenmeyin.
Gerçek e-posta oluşturucusunda inceleme
Alıcıyı, konuyu ve metnin tamamını kontrol edin. İsteği çevreleyen açıklama olmadan bir kez okuyun: yine de açık olmalıdır. Paragraf sonları ekleyin ve ekleri ayrı ayrı onaylayın. İlgisiz tartışmaya geçmeden önce dikteyi durdurun ve Gönder'i yalnızca e-postanın tamamı hazır olduktan sonra kullanın.