So diktieren Sie eine E-Mail auf Mac, ohne den Sinn zu verlieren
Von Juste Tools · Veröffentlicht
Diktieren Sie eine E-Mail rund um einen Zweck und eine Anfrage. Platzieren Sie den Cursor auf dem gewünschten Verfasser, sprechen Sie den Hauptpunkt aus und halten Sie inne, bevor Sie ihn noch einmal durchgehen. Ein Schreibstil kann den Ausdruck unterstützen, aber nur Sie können den Empfänger, Fakten und Verpflichtungen überprüfen.
Verwenden Sie eine kurze gesprochene Struktur
Erklären Sie beispielsweise, dass Sie eine überarbeitete Datei senden, benennen Sie die Änderung und fragen Sie, ob der Empfänger einen Abschnitt überprüfen kann. Begraben Sie die Bitte nicht in einer langen Erzählung Ihres Tages.
- Sagen Sie, warum Sie schreiben.
- Fügen Sie den Kontext hinzu, den der Empfänger tatsächlich benötigt.
- Geben Sie die gewünschte Aktion oder Antwort an.
- Erwähnen Sie ein Datum nur, wenn es bestätigt und relevant ist.
Wählen Sie einen Stil für das Ziel
Eine prägnante geschäftliche E-Mail und ein lockeres Gespräch erfordern unterschiedliche Formulierungen. Wenn Sie Schreibstile pro App konfigurieren, testen Sie in jeder App einen harmlosen Entwurf. Eine Stilwahl sollte keine Fristen, Ansprüche oder Versprechen hinzufügen, die in Ihrer Quelle nicht enthalten waren.
Snippets können wiederholte Formulierungen einsparen, aber den eingefügten Text überprüfen, wenn sich Namen oder Daten ändern. In diesem Handbuch wird nicht davon ausgegangen, dass Snippets zwischen den Apps Mac und iPhone synchronisiert werden. Es handelt sich um separate Produkte mit separatem Setup.
Überprüfen Sie dies vor dem Senden
Bestätigen Sie den Empfänger, den Betreff, den vollständigen Text und die Anhänge. Lesen Sie die Anfrage einzeln durch, um festzustellen, ob sie klar ist. Stoppen Sie die Aufnahme, bevor Sie nicht relevante Informationen in der Nähe besprechen. Durch Diktat kann das Tippen reduziert werden, das Senden bleibt jedoch nach sachlicher und redaktioneller Prüfung eine gesonderte Entscheidung.