Cara mendiktekan email di Mac tanpa kehilangan maksudnya
Oleh Juste Tools · Diterbitkan
Mendiktekan email untuk satu tujuan dan satu permintaan. Tempatkan kursor pada penulis yang dituju, ucapkan poin utama dan berhenti sebelum mengulasnya. Gaya penulisan dapat membantu berekspresi, tetapi hanya Anda yang dapat memverifikasi penerima, fakta, dan komitmen.
Gunakan struktur lisan yang pendek
Misalnya, jelaskan bahwa Anda mengirim file yang telah direvisi, identifikasi perubahannya dan tanyakan apakah penerima dapat memeriksa satu bagian. Jangan mengubur permintaan tersebut dalam narasi panjang hari Anda.
- Katakan mengapa Anda menulis.
- Tambahkan konteks yang sebenarnya dibutuhkan penerima.
- Nyatakan tindakan atau jawaban yang diminta.
- Sebutkan tanggal hanya jika sudah dikonfirmasi dan relevan.
Pilih gaya untuk tujuan
Email kantor yang ringkas dan obrolan santai memerlukan kata-kata yang berbeda. Jika Anda mengonfigurasi gaya penulisan per aplikasi, uji draf yang tidak berbahaya di setiap aplikasi. Pilihan gaya tidak boleh menambahkan tenggat waktu, klaim, atau janji yang tidak diberikan oleh sumber Anda.
Cuplikan dapat menyimpan kata-kata yang berulang, namun meninjau teks yang disisipkan ketika nama atau tanggal berubah. Panduan ini tidak mengasumsikan sinkronisasi cuplikan antara aplikasi Mac dan iPhone; mereka adalah produk terpisah dengan pengaturan terpisah.
Periksa sebelum mengirim
Konfirmasikan penerima, subjek, isi lengkap dan lampiran. Baca sendiri permintaannya untuk mengetahui apakah sudah jelas. Berhenti merekam sebelum mendiskusikan informasi yang tidak terkait di sekitar. Dikte dapat mengurangi pengetikan, namun Kirim tetap menjadi keputusan terpisah setelah tinjauan faktual dan editorial.