Jak dyktować wiadomość e-mail na Mac, nie tracąc przy tym sedna sprawy
Przez Juste Tools · Opublikowano
Podyktuj wiadomość e-mail wokół jednego celu i jednej prośby. Umieść kursor na wybranym kompozytorze, wypowiedz główny punkt i zatrzymaj się przed jego przejrzeniem. Styl pisania może pomóc w ekspresji, ale tylko Ty możesz zweryfikować odbiorcę, fakty i zobowiązania.
Używaj krótkiej struktury mówionej
Na przykład wyjaśnij, że wysyłasz poprawiony plik, wskaż zmianę i zapytaj, czy odbiorca może sprawdzić jedną sekcję. Nie ukrywaj prośby w długiej narracji swojego dnia.
- Powiedz dlaczego piszesz.
- Dodaj kontekst, którego odbiorca faktycznie potrzebuje.
- Podaj żądaną czynność lub odpowiedź.
- Wspominaj o dacie tylko wtedy, gdy jest potwierdzona i istotna.
Wybierz styl miejsca docelowego
Zwięzły e-mail służbowy i zwykła rozmowa wymagają innych sformułowań. Jeśli skonfigurujesz style pisania dla poszczególnych aplikacji, przetestuj nieszkodliwą wersję roboczą w każdej aplikacji. Wybór stylu nie powinien dodawać terminów, roszczeń ani obietnic, których nie było w twoim źródle.
Fragmenty umożliwiają zapisanie powtarzających się sformułowań, ale umożliwiają przeglądanie wstawionego tekstu w przypadku zmiany imion i dat. W tym przewodniku nie założono synchronizacji fragmentów pomiędzy aplikacjami Mac i iPhone; są to oddzielne produkty z osobną konfiguracją.
Sprawdź przed wysłaniem
Potwierdź odbiorcę, temat, całą treść i załączniki. Przeczytaj sam wniosek, aby sprawdzić, czy jest jasny. Zatrzymaj nagrywanie, zanim omówisz w pobliżu niepowiązane informacje. Dyktowanie może ograniczyć pisanie na klawiaturze, ale wysyłanie pozostaje odrębną decyzją po sprawdzeniu faktów i redakcji.