पहला ड्राफ्ट कैसे लिखें: एक छोटी, व्यावहारिक प्रक्रिया

इस मसौदे का कार्य परिभाषित करें

एक वाक्य लिखें जिसमें पाठक, प्रश्न और उपयोगी परिणाम का नाम हो। उदाहरण के लिए: "यह नोट नए स्वयंसेवकों को बताता है कि साप्ताहिक कार्यशाला के लिए कमरा कैसे तैयार किया जाए।" यह प्रत्येक वाक्य को पहले से तय किए बिना सामग्री का मार्गदर्शन करने के लिए पर्याप्त विशिष्ट है।

एक प्रबंधनीय इकाई चुनें. यदि पूरी रिपोर्ट बहुत बड़ी लगती है, तो उस अनुभाग का मसौदा तैयार करें जो एक प्रश्न का उत्तर देता हो। जब अगला चरण स्पष्ट हो जाता है तो आप क्रम से बाहर काम कर सकते हैं, बशर्ते आप वापस आएं और अनुभागों को एक सुसंगत स्पष्टीकरण में शामिल करें।

एक संक्षिप्त रूपरेखा बनाएं

उन प्रश्नों की सूची बनाएं जिनका उत्तर पाठक को चाहिए, फिर उन्हें उस क्रम में रखें जिसका अर्थ समझ में आता हो। कार्यशाला के उदाहरण के लिए, यह हो सकता है: क्या लाना है, कमरे की व्यवस्था कैसे करनी है, लोगों के आने से पहले क्या जांचना है और अंत में क्या करना है। प्रत्येक आइटम एक छोटा खंड बन सकता है।

प्रत्येक शीर्षक के अंतर्गत, आपके पास पहले से मौजूद तथ्य या उदाहरण जोड़ें। किसी गुम स्रोत या अनिश्चित विवरण को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें। प्लेसहोल्डर जैसे "[कमरे की क्षमता की पुष्टि करें]" आपको अंतराल को दृश्यमान बनाते हुए लिखते रहने में मदद करता है। प्रकाशन से पहले इसका समाधान किया जाना चाहिए।

• उद्देश्य: पाठक क्या कर पाएगा या समझ पाएगा।
• आरंभ: आरंभ करने के लिए आवश्यक उत्तर या संदर्भ।
• मुख्य भाग: उपयोगी क्रम में प्रश्न।
• उदाहरण: विवरण जो स्पष्टीकरण को ठोस बनाते हैं।
• बंद करें: अगली कार्रवाई, परिणाम या शेष प्रश्न।

स्पष्टीकरण सामान्य शब्दों में लिखिए

मान लीजिए कि आप अनुभाग को उस व्यक्ति को समझा रहे हैं जिसे उत्तर की आवश्यकता है। उस स्पष्टीकरण को पृष्ठ पर रखें, भले ही वाक्य असमान हों। केवल विश्वसनीय लगने वाले दावों से कमियाँ भरने के बजाय अपने वास्तविक उदाहरणों का उपयोग करें।

कमरे की व्यवस्था के लिए, "प्रत्येक मेज के चारों ओर छह कुर्सियाँ रखें, जिससे दरवाज़ा साफ़ रहे" यदि उन संख्याओं और निर्देशों की पुष्टि हो जाती है तो यह पहले से ही एक उपयोगी वाक्य है। "प्रेरणादायक वातावरण बनाएं" आसान लगता है लेकिन स्वयंसेवक को यह अनिश्चित हो जाता है कि क्या करना है। विशिष्ट सामग्री आपको संपादित करने के लिए कुछ देती है।

यदि बोलने से मदद मिलती है, तो एक अनुभाग निर्देशित करें, फिर उसे वापस पढ़ें। बोले गए स्पष्टीकरणों में अक्सर "वह चीज़" जैसे बार-बार शुरू होने वाले और अधूरे संदर्भ शामिल होते हैं। उन्हें वास्तविक संज्ञा से बदलें और विचार को समाप्त कहने से पहले उसे व्यवस्थित करें।

वाक्यों को निखारने से पहले संरचना की समीक्षा करें

प्रत्येक अनुभाग के शीर्षक और पहला वाक्य पढ़ें। क्या आप तर्क या कार्य का अनुसरण कर सकते हैं? बहुत पहले आने वाले अनुभागों को हटाएँ, दोहराए गए बिंदुओं को संयोजित करें और एक उदाहरण जोड़ें जहाँ पाठक को अन्यथा अनुमान लगाना पड़े। यह पास दस्तावेज़ के माध्यम से पाठक के मार्ग के बारे में है।

पर्ड्यू का व्यवसाय-लेखन संशोधन मार्गदर्शन पाठक के दृष्टिकोण से संशोधन पर जोर देता है। उस विचार को एक प्रश्न के रूप में उपयोग करें: इस बिंदु पर इस व्यक्ति को किस जानकारी की आवश्यकता है? फिर आप छोटे वाक्यों, सुसंगत शब्दों और अनावश्यक दोहराव के लिए एक अलग पास बना सकते हैं।

ड्राफ्ट को ऐसे संस्करण में बदलें जिसे आप साझा कर सकें

प्रत्येक प्लेसहोल्डर, नाम, दिनांक, लिंक और तथ्यात्मक विवरण की जांच करें जो स्रोत पर निर्भर करता है। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा आविष्कृत किसी भी उदाहरण को एक उदाहरण के रूप में लेबल किया गया है। मुख्य भाग लिखे जाने के बाद उद्घाटन की समीक्षा करें, क्योंकि मसौदा अब आपकी योजना से अधिक संकीर्ण या भिन्न प्रश्न का उत्तर दे सकता है।

व्यावहारिक नोट के लिए, कार्य से अपरिचित किसी व्यक्ति से इसे पढ़ने के बाद अगली कार्रवाई समझाने के लिए कहें। एक लेख के लिए, पूछें कि वे क्या उत्तर ले गए और वे कहाँ अधिक विवरण चाहते थे। उनकी प्रतिक्रिया आपको एक ठोस पुनरीक्षण लक्ष्य देती है। यदि आप परिवर्तनों की तुलना करना चाहते हैं तो पहला ड्राफ्ट सहेजें, फिर साझा करने योग्य संस्करण पर काम करें।