初稿の書き方: 小さくて実行可能なプロセス

このドラフトのジョブを定義する

読者、質問、有用な結果の名前を一文で書きます。例: 「このメモでは、毎週のワークショップのために部屋を準備する方法を新しいボランティアに説明します。」これは、事前にすべての文を決定しなくても、内容を導くのに十分な具体性を持っています。

管理しやすいユニットを選択してください。レポート全体が大きすぎると感じる場合は、1 つの質問に答えるセクションの下書きを作成します。戻ってきてセクションを結合して一貫した説明を作成すれば、次のステップが明確になる場合は、順番を間違えても問題ありません。

短い概要を作成する

読者が答えるべき質問を列挙し、意味のわかる順序に並べます。ワークショップの例では、何を持っていくか、部屋の配置はどうするか、人が来る前に何を確認するか、最後に何をするかなどが考えられます。各項目は短いセクションになる場合があります。

各見出しの下に、すでに持っている事実や例を追加します。情報源が不足している場合や詳細が不明瞭な場合は、明確にマークを付けてください。 「[部屋の収容人数を確認]」などのプレースホルダーを使用すると、隙間を目立たなくしながら書き続けることができます。公開前に解決する必要があります。

• 目的: 読者ができること、または理解できること。
• オープニング: 開始するために必要な答えまたはコンテキスト。
• メインセクション: 役立つ順序で並べられた質問。
• 例: 説明を具体化する詳細。
• 閉じる: 次のアクション、結果、または残りの質問。

説明を普通の言葉で書く

答えを必要としている 1 人にそのセクションを説明していると仮定してください。たとえ文が不均等であっても、その説明をページに載せてください。もっともらしく聞こえるだけの主張でギャップを埋めるのではなく、実際の例を使用してください。

部屋のセットアップについては、「各テーブルの周りに椅子を 6 脚置き、出入り口は空けておきます」という文は、これらの数字と指示が確認されていれば、すでに有用な文になります。 「インスピレーションを与える環境を作る」というとスムーズに聞こえますが、ボランティアは何をすればよいのかわかりません。特定のコンテンツには編集対象が含まれています。

話すことが役立つ場合は、1 つのセクションを書き取り、それを読み返してください。口頭での説明には、繰り返しの開始や「あれ」などの未完了の言及が含まれることがよくあります。それらを実際の名詞に置き換えて、「完了」と言う前に考えを整理します。

文章を推敲する前に構造を確認する

各セクションの見出しと最初の文を読みます。議論や課題を理解できますか?到着が早すぎるセクションを移動し、繰り返されるポイントを結合し、読者が推測する必要がある例を追加します。このパスは、文書内の読者のルートに関するものです。

パデュー大学のビジネス文書改訂ガイダンスでは、読者の視点から改訂することを重視しています。そのアイデアを質問として使用します。この人は現時点でどのような情報を必要としていますか?その後、短い文、一貫した用語、不必要な繰り返しに対して別のパスを作成できます。

下書きを共有できるバージョンに変換する

ソースに依存するすべてのプレースホルダー、名前、日付、リンク、および事実の記述を確認してください。あなたが考え出した例には必ず例としてラベルを付けてください。草案では、計画していたよりも狭い質問や異なる質問に答えている可能性があるため、本文を作成した後で冒頭部分を確認してください。

実際的なメモとして、そのタスクに慣れていない人に、読んだ後の次のアクションについて説明してもらいます。記事の場合は、どのような回答が削除されたのか、さらに詳細な情報がどこに必要なのかを尋ねます。彼らの返答により、具体的な改訂目標が示されます。変更を比較する場合は最初のドラフトを保存し、共有可能なバージョンで作業します。