قالب ملاحظات الاجتماع: القرارات والمالكين والخطوات التالية

قالب ملاحظات الاجتماع قابل للنسخ

الصق هذه العناوين في المستند المفضل لديك قبل الاجتماع. اترك مساحة أسفل كل منها بدلاً من محاولة تصميم تصميم معقد أثناء حديث الأشخاص. الهيكل مخصص لملاحظات العمل العادية؛ قد تحتاج المحاضر الرسمية إلى التنسيق المعتمد من قبل مؤسستك.

• الاجتماع: العنوان والتاريخ والغرض من المناقشة.
• الأشخاص: الحضور وأي دور ذي صلة بهذا الاجتماع.
• المناقشة: النقاط المختصرة اللازمة لفهم القرار.
• القرارات: ما تم الاتفاق عليه، بما في ذلك الشروط المهمة.
• الإجراءات: مهمة واحدة في كل سطر، مع مالك مسمى وتاريخ استحقاق أو نقطة تفتيش متفق عليها.
• الأسئلة المفتوحة: البنود التي لم يتم حلها ومن سيوضحها.
• المراجعة التالية: عندما تتحقق المجموعة من التقدم.

مثال مملوء

فيما يلي مثال مبتكر لمشروع موقع ويب صغير. الاجتماع: مراجعة الصفحة الرئيسية، 12 أكتوبر. الغرض: اختيار المسودة التالية. الناس: أليكس وسام وجو. المناقشة: كان من الصعب قراءة عنوان الهاتف المحمول فوق الصورة. القرار: استخدم اقتصاص الصورة الثانية وعنوانًا أقصر للمسودة التالية.

المهام: يعدّل سام إطار الصورة بحلول 14 أكتوبر. ويتحقّق جو من عنوان الصفحة على الهاتف بحلول 15 أكتوبر. ثم يؤكّد أليكس الصياغة النهائية بعد التحقّق. السؤال المفتوح: أي عنوان مترجم يحتاج إلى مساحة أكبر؟ المراجعة التالية: تحقّق قصير في 16 أكتوبر.

المثال مفيد لأنه يمكن العثور على القرار والمهام دون إعادة قراءة المحادثة بأكملها. "تمت مناقشة الصفحة الرئيسية" ستسجل الموضوع ولكنها تترك الشخص التالي غير متأكد مما يجب فعله.

اكتب إجراءً يمكن لأي شخص إكماله

ابدأ بفعل ثم قم بتسمية الناتج. "إمكانية الوصول إلى المراجعة" واسعة النطاق؛ "التحقق من التنقل عبر لوحة المفاتيح في القائمة الجديدة والإبلاغ عن أي عناصر تحكم محظورة" هو شيء يمكن لأي شخص إنهاءه. الاتفاق على المالك والتوقيت بدلاً من تعيينهما بصمت في الملاحظات بعد ذلك.

إذا لم يكن هناك قرار بعد، ضع البند تحت الأسئلة المفتوحة. لا تحول الاقتراح إلى اتفاق. ضع علامة على التواريخ أو الأسماء غير المؤكدة للتأكيد واسأل قبل انتهاء الاجتماع عندما يكون ذلك ممكنًا. إن الملاحظة القصيرة الدقيقة أكثر فائدة من التسجيل الواثق لشيء لم يوافق عليه أحد.

استخدم مستندًا أو قالبًا مضمنًا

يمكنك استخدام هذه البنية في مستند عادي أو تطبيق ملاحظات. يوفر Google Docs أيضًا كتلة إنشاء ملاحظات الاجتماع: اكتب "@" في مستند، واختر ملاحظات الاجتماع وحدد حدث التقويم. تشرح مساعدة Google كيفية إدراج تفاصيل الحدث وكيفية عمل مشاركة المستند أو إرفاقه.

تحقق من المشاركة قبل إضافة المواد التي يجب أن تبقى ضمن مجموعة أصغر. تعد قائمة ضيوف الحدث وأذونات المستند اختيارات ذات صلة، ولكن يجب عليك التحقق من الوصول الفعلي إلى المستند بدلاً من افتراض أن العنوان أو الرابط يحافظ على خصوصية الملاحظات.

تنظيف ومتابعة من خلال

بعد الاجتماع، انقل النقاط المتكررة إلى مدخل واحد واضح وقم بإزالة الملاحظات التي لم تعد تؤثر على الفهم. احتفظ بشروط القرار: "الموافقة على الاختبار" تختلف عن "الموافقة على الإصدار". أرسل المذكرة المتفق عليها من خلال القناة العادية لفريقك واطلب من الأشخاص تصحيح الأخطاء الواقعية.

في المراجعة التالية، ضع علامة على كل إجراء مكتمل أو لا يزال مفتوحًا أو تم تغييره بقرار لاحق. إذا قمت بإملاء الملخص الخاص بك بعد ذلك، قم بمراجعته مقابل الملاحظات التي قمت بتدوينها. إن إملاء ملخص شخصي هو سير عمل مختلف عن تسجيل الاجتماع ونسخه تلقائيًا.