Plantilla de notas de reunión: decisiones, propietarios y próximos pasos

Una plantilla copiable de notas de reuniones

Pegue estos títulos en su documento preferido antes de la reunión. Deje espacio debajo de cada uno en lugar de intentar diseñar un diseño complicado mientras la gente habla. La estructura está destinada a notas de trabajo ordinarias; Las actas formales pueden necesitar el formato aprobado por su propia organización.

• Reunión: título, fecha y objeto de la discusión.
• Personas: asistentes y cualquier rol relevante para esta reunión.
• Discusión: los puntos breves necesarios para comprender la decisión.
• Decisiones: lo acordado, incluidas las condiciones importantes.
• Acciones: una tarea por línea, con un propietario designado y una fecha de vencimiento o punto de control acordado.
• Preguntas abiertas: puntos no resueltos y quién los aclarará.
• Próxima revisión: cuando el grupo comprobará el progreso.

Un ejemplo lleno

A continuación se muestra un ejemplo inventado para un pequeño proyecto de sitio web. Reunión: revisión de la página de inicio, 12 de octubre. Propósito: elegir el siguiente borrador. Gente: Alex, Sam y Jo. Discusión: el título del móvil era difícil de leer sobre la imagen. Decisión: utilizar el segundo recorte de imagen y un título más corto para el próximo borrador.

Tareas: Sam ajusta el encuadre de la imagen antes del 14 de octubre. Jo revisa el título de la página en un teléfono antes del 15 de octubre. Alex confirma la redacción final después de esa revisión. Pregunta pendiente: ¿qué título traducido necesita más espacio? Próxima revisión: una comprobación breve el 16 de octubre.

El ejemplo es útil porque la decisión y las tareas se pueden encontrar sin volver a leer toda la conversación. "Discutimos la página de inicio" registraría el tema pero dejaría a la siguiente persona sin saber qué hacer.

Escribe una acción que alguien pueda completar.

Comience con un verbo y nombre la salida. La “accesibilidad de reseñas” es amplia; “verificar la navegación con el teclado en el nuevo menú e informar cualquier control bloqueado” es algo que una persona puede terminar. Acuerde el propietario y el momento en lugar de asignarlos en silencio en las notas posteriores.

Si aún no hay una decisión, coloque el tema bajo preguntas abiertas. No convierta una sugerencia en un acuerdo. Marque fechas o nombres inciertos para confirmarlos y pregunte antes de que termine la reunión, cuando sea posible. Una nota breve y precisa es más útil que un registro seguro de algo que nadie aprobó.

Utilice un documento o una plantilla incorporada

Puede utilizar esta estructura en un documento normal o en una aplicación de notas. Google Docs también ofrece un bloque de creación de notas de reuniones: escriba "@" en un documento, elija notas de la reunión y seleccione un evento del Calendario. La ayuda de Google explica cómo se insertan los detalles del evento y cómo funciona compartir o adjuntar el documento.

Verifique compartir antes de agregar material que debería permanecer dentro de un grupo más pequeño. La lista de invitados de un evento y los permisos de un documento son opciones relacionadas, pero debes verificar el acceso real al documento en lugar de asumir que un título o enlace mantiene las notas privadas.

Limpiar y seguir

Después de la reunión, mueva los puntos repetidos a una entrada clara y elimine las notas que ya no afecten la comprensión. Mantener las condiciones de una decisión: “aprobado para la prueba” es diferente de “aprobado para su liberación”. Envíe la nota acordada a través del canal habitual de su equipo y solicite a las personas que corrijan los errores fácticos.

En la próxima revisión, marque cada acción completada, aún abierta o modificada por una decisión posterior. Si luego dicta su propio resumen, revíselo con las notas que tomó. Dictar un resumen personal es un flujo de trabajo diferente a grabar y transcribir automáticamente una reunión.