Sjabloon voor vergadernotities: beslissingen, eigenaren en volgende stappen
Door Juste Tools · Gepubliceerd
De nuttigste notulen van de vergadering maken het mogelijk om later drie vragen te beantwoorden: wat is er besloten, wie zal de volgende taak uitvoeren en wanneer deze moet plaatsvinden. Niet voor iedere bijeenkomst is een transcriptie nodig. Begin met een korte structuur die het gesprek scheidt van de uitkomsten, en bevestig vervolgens de delen waarover overeenstemming nodig is.
Een kopieerbare sjabloon voor vergadernotities
Plak deze kopjes vóór de vergadering in het document van uw voorkeur. Laat ruimte onder elke ruimte vrij in plaats van te proberen een ingewikkelde lay-out te ontwerpen terwijl mensen aan het praten zijn. De structuur is bedoeld voor gewone werknotities; Voor formele notulen is mogelijk het door uw organisatie goedgekeurde formaat vereist.
- Bijeenkomst: titel, datum en doel van de discussie.
- Mensen: deelnemers en eventuele relevante rollen voor deze bijeenkomst.
- Discussie: de korte punten die nodig zijn om de beslissing te begrijpen.
- Beslissingen: wat is afgesproken, inclusief belangrijke voorwaarden.
- Acties: één taak per regel, met een genoemde eigenaar en een vervaldatum of overeengekomen controlepunt.
- Open vragen: onopgeloste items en wie deze zal verduidelijken.
- Volgende evaluatie: wanneer de groep de voortgang zal controleren.
Een gevuld voorbeeld
Hier is een verzonnen voorbeeld voor een klein websiteproject. Bijeenkomst: homepage review, 12 oktober. Doel: kies het volgende concept. Mensen: Alex, Sam en Jo. Discussie: de mobiele kop was moeilijk leesbaar over de afbeelding heen. Besluit: gebruik de tweede afbeeldingsuitsnede en een kortere kop voor het volgende concept.
Acties: Sam past de uitsnede van de afbeelding uiterlijk 14 oktober aan. Jo controleert uiterlijk 15 oktober de paginakop op een telefoon. Alex bevestigt daarna de definitieve tekst. Open vraag: welke vertaalde kop heeft de meeste ruimte nodig? Volgende controle: een korte bespreking op 16 oktober.
Het voorbeeld is nuttig omdat de beslissing en taken gevonden kunnen worden zonder het hele gesprek opnieuw te lezen. Met ‘De startpagina besproken’ zou het onderwerp worden vastgelegd, maar de volgende persoon niet zeker weten wat hij moet doen.
Schrijf een actie die iemand kan voltooien
Begin met een werkwoord en geef de uitvoer een naam. “Toegankelijkheid van recensies” is breed; “Controleer de toetsenbordnavigatie in het nieuwe menu en rapporteer eventuele geblokkeerde bedieningselementen” is iets dat iemand kan afmaken. Maak afspraken over de eigenaar en de timing, in plaats van ze achteraf stilletjes toe te wijzen in de aantekeningen.
Als er nog geen beslissing is, plaats het item dan onder open vragen. Verander een suggestie niet in een overeenkomst. Markeer onzekere data of namen ter bevestiging en vraag indien mogelijk voordat de vergadering eindigt. Een korte, nauwkeurige notitie is nuttiger dan een zelfverzekerd verslag van iets dat niemand heeft goedgekeurd.
Gebruik een document of een ingebouwde sjabloon
Je kunt deze structuur gebruiken in een gewoon document of notitie-app. Google Docs biedt ook een bouwsteen voor vergadernotities: typ “@” in een document, kies vergadernotities en selecteer een agenda-evenement. In de hulp van Google wordt uitgelegd hoe de gebeurtenisdetails worden ingevoegd en hoe het delen of bijvoegen van het document werkt.
Controleer het delen voordat u materiaal toevoegt dat binnen een kleinere groep moet blijven. De gastenlijst van een evenement en de machtigingen van een document zijn gerelateerde keuzes, maar u moet de feitelijke toegang tot het document verifiëren in plaats van aan te nemen dat een titel of link de notities privé houdt.
Opruimen en opvolgen
Verplaats na de bijeenkomst herhaalde punten naar één duidelijke notitie en verwijder aantekeningen die het begrip niet langer beïnvloeden. Houd u aan de voorwaarden van een besluit: ‘goedgekeurd voor de test’ is iets anders dan ‘goedgekeurd voor vrijgave’. Stuur de afgesproken notitie via het normale kanaal van uw team en vraag mensen om feitelijke fouten te corrigeren.
Markeer bij de volgende beoordeling elke actie die is voltooid, die nog openstaat of die door een latere beslissing is gewijzigd. Als u achteraf uw eigen samenvatting dicteert, beoordeel deze dan aan de hand van de aantekeningen die u hebt gemaakt. Het dicteren van een persoonlijke samenvatting is een andere workflow dan het opnemen en automatisch transcriberen van een vergadering.