Vorlage für Besprechungsnotizen: Entscheidungen, Eigentümer und nächste Schritte
Von Juste Tools · Veröffentlicht
Die nützlichsten Besprechungsnotizen ermöglichen es, später drei Fragen zu beantworten: Was wurde beschlossen, wer wird die nächste Aufgabe erledigen und wann ist sie fällig? Nicht für jede Sitzung ist eine Niederschrift erforderlich. Beginnen Sie mit einer kurzen Struktur, die das Gespräch von seinen Ergebnissen trennt, und bestätigen Sie dann die Teile, die einer Zustimmung bedürfen.
Eine kopierbare Vorlage für Besprechungsnotizen
Fügen Sie diese Überschriften vor dem Meeting in Ihr bevorzugtes Dokument ein. Lassen Sie unter jedem Platz, anstatt zu versuchen, ein kompliziertes Layout zu entwerfen, während die Leute reden. Die Struktur ist für normale Arbeitsnotizen gedacht; Für formelle Protokolle ist möglicherweise das von Ihrer Organisation genehmigte Format erforderlich.
- Treffen: Titel, Datum und Zweck der Diskussion.
- Personen: Teilnehmer und alle relevanten Rollen für dieses Meeting.
- Diskussion: Die kurzen Punkte, die zum Verständnis der Entscheidung erforderlich sind.
- Entscheidungen: was vereinbart wurde, einschließlich wichtiger Bedingungen.
- Aktionen: eine Aufgabe pro Zeile, mit einem benannten Eigentümer und einem Fälligkeitsdatum oder vereinbarten Kontrollpunkt.
- Offene Fragen: Offene Punkte und wer sie klärt.
- Nächste Überprüfung: Wenn die Gruppe den Fortschritt überprüft.
Ein ausgefülltes Beispiel
Hier ist ein erfundenes Beispiel für ein kleines Website-Projekt. Treffen: Überprüfung der Homepage, 12. Oktober. Zweck: Den nächsten Entwurf auswählen. Personen: Alex, Sam und Jo. Diskussion: Die mobile Überschrift war über dem Bild schwer zu lesen. Entscheidung: Den zweiten Bildausschnitt und eine kürzere Überschrift für den nächsten Entwurf verwenden.
Aufgaben: Sam passt den Bildausschnitt bis zum 14. Oktober an. Jo prüft die Seitenüberschrift bis zum 15. Oktober auf einem Smartphone. Danach bestätigt Alex den endgültigen Wortlaut. Offene Frage: Welche übersetzte Überschrift braucht am meisten Platz? Nächste Besprechung: eine kurze Kontrolle am 16. Oktober.
Das Beispiel ist nützlich, da die Entscheidung und die Aufgaben gefunden werden können, ohne das gesamte Gespräch noch einmal lesen zu müssen. „Die Homepage besprochen“ würde das Thema aufzeichnen, die nächste Person jedoch im Unklaren lassen, was sie tun soll.
Schreiben Sie eine Aktion, die jemand ausführen kann
Beginnen Sie mit einem Verb und benennen Sie die Ausgabe. „Zugänglichkeit von Rezensionen“ ist weit gefasst; „Überprüfen Sie die Tastaturnavigation im neuen Menü und melden Sie alle blockierten Steuerelemente“ kann man sagen. Vereinbaren Sie den Eigentümer und den Zeitpunkt, anstatt sie im Nachhinein stillschweigend in den Notizen zuzuweisen.
Liegt noch keine Entscheidung vor, stellen Sie den Punkt unter offene Fragen. Machen Sie aus einem Vorschlag keine Vereinbarung. Markieren Sie unsichere Daten oder Namen zur Bestätigung und fragen Sie möglichst vor Ende der Besprechung nach. Eine kurze, genaue Notiz ist nützlicher als eine sichere Aufzeichnung von etwas, das niemand genehmigt hat.
Verwenden Sie ein Dokument oder eine integrierte Vorlage
Sie können diese Struktur in einer normalen Dokument- oder Notizen-App verwenden. Google Docs bietet auch einen Baustein für Besprechungsnotizen: Geben Sie „@“ in ein Dokument ein, wählen Sie Besprechungsnotizen und wählen Sie ein Kalenderereignis aus. In der Google-Hilfe wird erläutert, wie die Ereignisdetails eingefügt werden und wie das Teilen oder Anhängen des Dokuments funktioniert.
Überprüfen Sie die Freigabe, bevor Sie Material hinzufügen, das innerhalb einer kleineren Gruppe bleiben soll. Die Gästeliste einer Veranstaltung und die Berechtigungen eines Dokuments sind verwandte Optionen, aber Sie sollten den tatsächlichen Zugriff auf das Dokument überprüfen, anstatt davon auszugehen, dass ein Titel oder Link die Notizen privat hält.
Aufräumen und durchziehen
Fassen Sie nach der Besprechung wiederholte Punkte in einem übersichtlichen Eintrag zusammen und entfernen Sie Notizen, die das Verständnis nicht mehr beeinträchtigen. Halten Sie die Bedingungen einer Entscheidung ein: „zur Prüfung zugelassen“ unterscheidet sich von „zur Freigabe zugelassen“. Senden Sie die vereinbarte Mitteilung über den normalen Kanal Ihres Teams und bitten Sie die Mitarbeiter, sachliche Fehler zu korrigieren.
Markieren Sie bei der nächsten Überprüfung jede Aktion als abgeschlossen, noch offen oder durch eine spätere Entscheidung geändert. Wenn Sie anschließend Ihre eigene Zusammenfassung diktieren, überprüfen Sie diese anhand der von Ihnen gemachten Notizen. Das Diktieren einer persönlichen Zusammenfassung ist ein anderer Arbeitsablauf als das Aufzeichnen und automatische Transkribieren einer Besprechung.