मीटिंग नोट्स टेम्पलेट: निर्णय, स्वामी और अगले चरण

एक प्रतिलिपि योग्य मीटिंग-नोट्स टेम्पलेट

मीटिंग से पहले इन शीर्षकों को अपने पसंदीदा दस्तावेज़ में चिपकाएँ। जब लोग बात कर रहे हों तो एक जटिल लेआउट डिज़ाइन करने की कोशिश करने के बजाय प्रत्येक के नीचे जगह छोड़ें। यह संरचना सामान्य कामकाजी नोट्स के लिए अभिप्रेत है; औपचारिक कार्यवृत्त के लिए आपके संगठन के स्वयं के अनुमोदित प्रारूप की आवश्यकता हो सकती है।

• बैठक: शीर्षक, तिथि और चर्चा का उद्देश्य।
• लोग: उपस्थित लोग और इस बैठक के लिए कोई प्रासंगिक भूमिका।
• चर्चा: निर्णय को समझने के लिए आवश्यक संक्षिप्त बिंदु।
• निर्णय: महत्वपूर्ण शर्तों सहित क्या सहमति हुई।
• क्रियाएँ: प्रति पंक्ति एक कार्य, एक नामित स्वामी और एक नियत तारीख या सहमत चेकपॉइंट के साथ।
• खुले प्रश्न: अनसुलझे मुद्दे और उन्हें कौन स्पष्ट करेगा।
• अगली समीक्षा: जब समूह प्रगति की जाँच करेगा।

एक भरा हुआ उदाहरण

यहां एक छोटी वेबसाइट परियोजना के लिए एक आविष्कृत उदाहरण दिया गया है। बैठक: मुखपृष्ठ समीक्षा, 12 अक्टूबर। उद्देश्य: अगला ड्राफ्ट चुनें. लोग: एलेक्स, सैम और जो। चर्चा: छवि पर मोबाइल शीर्षक को पढ़ना कठिन था। निर्णय: अगले ड्राफ्ट के लिए दूसरी छवि क्रॉप और छोटे शीर्षक का उपयोग करें।

काम: सैम 14 अक्टूबर तक तस्वीर का फ़्रेम समायोजित करेगा। जो 15 अक्टूबर तक फ़ोन पर पेज का शीर्षक जाँचेगा। उसके बाद एलेक्स अंतिम शब्दों की पुष्टि करेगा। खुला सवाल: किस अनुवादित शीर्षक के लिए सबसे अधिक जगह चाहिए? अगली समीक्षा: 16 अक्टूबर को एक छोटी जाँच।

उदाहरण उपयोगी है क्योंकि पूरी बातचीत को दोबारा पढ़े बिना भी निर्णय और कार्यों का पता लगाया जा सकता है। "मुखपृष्ठ पर चर्चा की" विषय को रिकॉर्ड करेगा लेकिन अगले व्यक्ति को अनिश्चित छोड़ देगा कि क्या करना है।

कोई ऐसी कार्रवाई लिखें जिसे कोई पूरा कर सके

एक क्रिया से प्रारंभ करें और आउटपुट को नाम दें। "समीक्षा पहुंच" व्यापक है; "नए मेनू पर कीबोर्ड नेविगेशन की जाँच करें और किसी भी अवरुद्ध नियंत्रण की रिपोर्ट करें" एक ऐसी चीज़ है जिसे कोई भी व्यक्ति समाप्त कर सकता है। बाद में नोट्स में चुपचाप उन्हें निर्दिष्ट करने के बजाय मालिक और समय पर सहमति दें।

यदि अभी तक कोई निर्णय नहीं हुआ है, तो आइटम को खुले प्रश्नों के अंतर्गत रखें। किसी सुझाव को समझौते में न बदलें. पुष्टि के लिए अनिश्चित तिथियों या नामों को चिह्नित करें और जब संभव हो तो बैठक समाप्त होने से पहले पूछें। एक संक्षिप्त सटीक नोट किसी ऐसी चीज़ के विश्वसनीय रिकॉर्ड की तुलना में अधिक उपयोगी है जिसे किसी ने अनुमोदित नहीं किया है।

किसी दस्तावेज़ या अंतर्निर्मित टेम्पलेट का उपयोग करें

आप इस संरचना का उपयोग किसी सामान्य दस्तावेज़ या नोट्स ऐप में कर सकते हैं। Google Docs एक मीटिंग-नोट्स बिल्डिंग ब्लॉक भी प्रदान करता है: दस्तावेज़ में "@" टाइप करें, मीटिंग नोट्स चुनें और एक कैलेंडर ईवेंट चुनें। Google की सहायता बताती है कि ईवेंट का विवरण कैसे डाला जाता है और दस्तावेज़ को साझा करना या संलग्न करना कैसे काम करता है।

ऐसी सामग्री जोड़ने से पहले साझाकरण की जाँच करें जो एक छोटे समूह में रहनी चाहिए। किसी ईवेंट की अतिथि सूची और दस्तावेज़ की अनुमतियाँ संबंधित विकल्प हैं, लेकिन आपको यह मानने के बजाय कि शीर्षक या लिंक नोट्स को निजी रखता है, वास्तविक दस्तावेज़ पहुंच को सत्यापित करना चाहिए।

साफ़-सफ़ाई करें और उसका पालन करें

बैठक के बाद, दोहराए गए बिंदुओं को एक स्पष्ट प्रविष्टि में ले जाएं और उन नोट्स को हटा दें जो अब समझ को प्रभावित नहीं करते हैं। निर्णय की शर्तें रखें: "परीक्षण के लिए स्वीकृत" "रिलीज़ के लिए स्वीकृत" से भिन्न है। अपनी टीम के सामान्य चैनल के माध्यम से सहमत नोट भेजें और लोगों से तथ्यात्मक गलतियों को सुधारने के लिए कहें।

अगली समीक्षा में, प्रत्येक कार्रवाई को पूर्ण, अभी भी खुला या बाद के निर्णय द्वारा परिवर्तित के रूप में चिह्नित करें। यदि आप बाद में अपना स्वयं का सारांश लिखवाते हैं, तो अपने द्वारा लिए गए नोट्स के आधार पर इसकी समीक्षा करें। किसी व्यक्तिगत पुनर्कथन को निर्देशित करना किसी मीटिंग को रिकॉर्ड करने और स्वचालित रूप से ट्रांसक्रिप्ट करने से एक अलग वर्कफ़्लो है।