Modello di appunti della riunione: decisioni, proprietari e passaggi successivi
Di Juste Tools · Pubblicato
Gli appunti della riunione più utili consentono di rispondere successivamente a tre domande: cosa è stato deciso, chi svolgerà l'attività successiva e quando è prevista. Non è richiesta una trascrizione per ogni riunione. Inizia con una struttura breve che separi la conversazione dai suoi risultati, quindi conferma le parti su cui è necessario un accordo.
Un modello copiabile per gli appunti della riunione
Incolla questi titoli nel tuo documento preferito prima della riunione. Lascia spazio sotto ciascuno invece di provare a progettare un layout complicato mentre le persone parlano. La struttura è destinata alle note lavorative ordinarie; i verbali formali potrebbero richiedere il formato approvato dalla tua organizzazione.
- Riunione: titolo, data e scopo della discussione.
- Persone: partecipanti e qualsiasi ruolo rilevante per questa riunione.
- Discussione: i brevi punti necessari per comprendere la decisione.
- Decisioni: cosa è stato concordato, comprese le condizioni importanti.
- Azioni: un'attività per riga, con un proprietario denominato e una data di scadenza o un punto di controllo concordato.
- Domande aperte: questioni irrisolte e chi le chiarirà.
- Prossima revisione: quando il gruppo controllerà i progressi.
Un esempio completo
Ecco un esempio inventato per un piccolo progetto di sito web. Incontro: revisione della homepage, 12 ottobre. Scopo: scegli la bozza successiva. Persone: Alex, Sam e Jo. Discussione: l'intestazione mobile era difficile da leggere sopra l'immagine. Decisione: utilizzare il secondo ritaglio dell'immagine e un'intestazione più breve per la bozza successiva.
Azioni: Sam modifica l’inquadratura dell’immagine entro il 14 ottobre. Jo controlla il titolo della pagina su uno smartphone entro il 15 ottobre. Dopo la verifica, Alex conferma il testo definitivo. Domanda aperta: quale titolo tradotto richiede più spazio? Prossima revisione: un breve controllo il 16 ottobre.
L'esempio è utile perché è possibile trovare la decisione e i compiti senza rileggere l'intera conversazione. "Discusso sulla home page" registrerebbe l'argomento ma lascerebbe la persona successiva incerta su cosa fare.
Scrivi un'azione che qualcuno può completare
Inizia con un verbo e dai un nome all'output. Il termine “accessibilità alle revisioni” è ampio; "controlla la navigazione da tastiera nel nuovo menu e segnala eventuali controlli bloccati" è qualcosa che una persona può completare. Concordare il proprietario e la tempistica invece di assegnarli silenziosamente nelle note successive.
Se non c'è ancora una decisione, metti l'argomento tra le domande aperte. Non trasformare un suggerimento in un accordo. Segna date o nomi incerti per conferma e chiedi prima della fine della riunione, quando possibile. Una breve nota accurata è più utile di una registrazione sicura di qualcosa che nessuno ha approvato.
Utilizza un documento o un modello integrato
Puoi utilizzare questa struttura in un normale documento o in un'app per note. Google Docs offre anche un blocco note della riunione: digitare "@" in un documento, scegliere le note della riunione e selezionare un evento del calendario. L'aiuto di Google spiega come vengono inseriti i dettagli dell'evento e come funziona la condivisione o l'allegato del documento.
Controlla la condivisione prima di aggiungere materiale che dovrebbe rimanere all'interno di un gruppo più piccolo. L'elenco degli invitati a un evento e le autorizzazioni di un documento sono scelte correlate, ma dovresti verificare l'effettivo accesso al documento anziché dare per scontato che un titolo o un collegamento mantenga le note private.
Pulisci e prosegui
Dopo la riunione, sposta i punti ripetuti in un'unica voce chiara e rimuovi le note che non influiscono più sulla comprensione. Conservare le condizioni della decisione: “approvato per il test” è diverso da “approvato per il rilascio”. Invia la nota concordata attraverso il canale normale del tuo team e chiedi alle persone di correggere gli errori fattuali.
Alla revisione successiva, contrassegna ogni azione completata, ancora aperta o modificata da una decisione successiva. Se in seguito detta il tuo riassunto, rivedilo confrontandolo con gli appunti che hai preso. Dettare un riepilogo personale è un flusso di lavoro diverso dalla registrazione e dalla trascrizione automatica di una riunione.