Templat catatan rapat: keputusan, pemilik, dan langkah selanjutnya

Templat catatan rapat yang dapat disalin

Tempelkan judul ini ke dokumen pilihan Anda sebelum rapat. Sisakan ruang di bawah masing-masing daripada mencoba merancang tata letak yang rumit saat orang-orang berbicara. Struktur ini ditujukan untuk catatan kerja biasa; notulen formal mungkin memerlukan format yang disetujui organisasi Anda.

• Rapat: judul, tanggal dan tujuan pembahasan.
• Orang: peserta dan peran apa pun yang relevan untuk pertemuan ini.
• Diskusi: poin-poin singkat yang diperlukan untuk memahami keputusan.
• Keputusan: apa yang disepakati, termasuk syarat-syarat penting.
• Tindakan: satu tugas per baris, dengan nama pemilik dan tanggal jatuh tempo atau pos pemeriksaan yang disepakati.
• Pertanyaan terbuka: item yang belum terselesaikan dan siapa yang akan mengklarifikasinya.
• Tinjauan selanjutnya: kapan kelompok akan memeriksa kemajuan.

Contoh yang lengkap

Berikut adalah contoh penemuan untuk proyek situs web kecil. Rapat: tinjauan beranda, 12 Oktober. Tujuan: pilih draf berikutnya. Orang: Alex, Sam dan Jo. Diskusi: judul seluler sulit dibaca dibandingkan gambar. Keputusan: gunakan potongan gambar kedua dan judul yang lebih pendek untuk draf berikutnya.

Tugas: Sam menyesuaikan bingkai gambar paling lambat 14 Oktober. Jo memeriksa judul halaman di ponsel paling lambat 15 Oktober. Setelah itu, Alex memastikan susunan kata terakhir. Pertanyaan yang belum terjawab: judul terjemahan mana yang memerlukan ruang paling besar? Tinjauan berikutnya: pemeriksaan singkat pada 16 Oktober.

Contoh ini berguna karena keputusan dan tugas dapat ditemukan tanpa membaca ulang keseluruhan percakapan. “Membahas beranda” akan merekam topik tetapi membuat orang berikutnya tidak yakin apa yang harus dilakukan.

Tulis tindakan yang bisa diselesaikan seseorang

Mulailah dengan kata kerja dan beri nama hasilnya. “Aksesibilitas ulasan” bersifat luas; “periksa navigasi keyboard pada menu baru dan laporkan setiap kontrol yang diblokir” adalah sesuatu yang dapat diselesaikan seseorang. Setujui pemilik dan waktunya daripada menugaskannya secara diam-diam di catatan setelahnya.

Jika belum ada keputusan, letakkan item tersebut di bawah pertanyaan terbuka. Jangan mengubah saran menjadi kesepakatan. Tandai tanggal atau nama yang tidak pasti untuk konfirmasi dan tanyakan sebelum pertemuan berakhir jika memungkinkan. Catatan singkat yang akurat lebih berguna daripada catatan penuh percaya diri tentang sesuatu yang tidak disetujui oleh siapa pun.

Gunakan dokumen atau templat bawaan

Anda dapat menggunakan struktur ini di aplikasi dokumen atau catatan biasa. Google Docs juga menawarkan blok penyusun catatan rapat: ketik “@” di dokumen, pilih catatan rapat, dan pilih acara Kalender. Bantuan Google menjelaskan cara detail acara dimasukkan dan cara kerja berbagi atau melampirkan dokumen.

Periksa pembagian sebelum menambahkan materi yang harus tetap berada dalam kelompok yang lebih kecil. Daftar tamu acara dan izin dokumen adalah pilihan terkait, namun Anda harus memverifikasi akses dokumen sebenarnya daripada berasumsi judul atau tautan menjaga catatan tetap pribadi.

Bersihkan dan tindak lanjuti

Setelah pertemuan, pindahkan poin-poin yang berulang ke dalam satu entri yang jelas dan hilangkan catatan-catatan yang tidak lagi mempengaruhi pemahaman. Pertahankan ketentuan keputusan: “disetujui untuk pengujian” berbeda dengan “disetujui untuk dilepaskan”. Kirimkan catatan yang disepakati melalui saluran normal tim Anda dan minta orang-orang untuk memperbaiki kesalahan faktual.

Pada peninjauan berikutnya, tandai setiap tindakan telah selesai, masih terbuka atau diubah oleh keputusan selanjutnya. Jika Anda mendiktekan ringkasan Anda sendiri setelahnya, bandingkan dengan catatan yang Anda buat. Mendiktekan rekap pribadi adalah alur kerja yang berbeda dari merekam dan menyalin rapat secara otomatis.