Modèle de notes de réunion : décisions, propriétaires et prochaines étapes
Par Juste Tools · Publié
Les notes de réunion les plus utiles permettent de répondre ultérieurement à trois questions : ce qui a été décidé, qui effectuera la prochaine tâche et quand elle devra être effectuée. Une transcription n’est pas requise pour chaque réunion. Commencez par une courte structure qui sépare la conversation de ses résultats, puis confirmez les parties qui nécessitent un accord.
Un modèle de notes de réunion copiable
Collez ces titres dans votre document préféré avant la réunion. Laissez de l'espace sous chacun plutôt que d'essayer de concevoir une mise en page compliquée pendant que les gens parlent. La structure est destinée aux notes de travail ordinaires ; les procès-verbaux officiels peuvent nécessiter le propre format approuvé par votre organisation.
- Réunion : titre, date et objet de la discussion.
- Personnes : participants et tout rôle pertinent pour cette réunion.
- Discussion : les points courts nécessaires à la compréhension de la décision.
- Décisions : ce qui a été convenu, y compris les conditions importantes.
- Actions : une tâche par ligne, avec un propriétaire nommé et une date d'échéance ou un point de contrôle convenu.
- Questions ouvertes : points non résolus et qui les clarifiera.
- Prochaine révision : quand le groupe vérifiera les progrès.
Un exemple rempli
Voici un exemple inventé pour un petit projet de site Web. Réunion : révision de la page d'accueil, 12 octobre. Objectif : choisir le prochain brouillon. Personnes : Alex, Sam et Jo. Discussion : la rubrique mobile était difficile à lire sur l'image. Décision : utiliser le deuxième recadrage de l'image et un titre plus court pour le prochain brouillon.
Actions : Sam ajuste le cadrage de l’image avant le 14 octobre. Jo vérifie le titre de la page sur un téléphone avant le 15 octobre. Alex confirme ensuite la formulation définitive. Question en suspens : quel titre traduit demande le plus de place ? Prochaine vérification : un bref point le 16 octobre.
L'exemple est utile car la décision et les tâches peuvent être trouvées sans relire toute la conversation. « Discuté de la page d'accueil » enregistrerait le sujet mais laisserait la personne suivante incertaine de ce qu'elle devait faire.
Écrivez une action que quelqu'un peut accomplir
Commencez par un verbe et nommez la sortie. « L'accessibilité des avis » est large ; « Vérifier la navigation au clavier dans le nouveau menu et signaler toute commande bloquée » est quelque chose qu'une personne peut terminer. Convenez du propriétaire et du calendrier plutôt que de les attribuer ensuite silencieusement dans les notes.
S’il n’y a pas encore de décision, placez le point sous questions ouvertes. Ne transformez pas une suggestion en accord. Marquez les dates ou les noms incertains pour confirmation et demandez avant la fin de la réunion lorsque cela est possible. Une note courte et précise est plus utile qu’un enregistrement confiant de quelque chose que personne n’a approuvé.
Utiliser un document ou un modèle intégré
Vous pouvez utiliser cette structure dans une application de document ou de notes ordinaire. Google Docs propose également un bloc de construction de notes de réunion : tapez « @ » dans un document, choisissez des notes de réunion et sélectionnez un événement du calendrier. L'aide de Google explique comment les détails de l'événement sont insérés et comment fonctionne le partage ou la pièce jointe du document.
Vérifiez le partage avant d’ajouter du matériel qui doit rester dans un groupe plus petit. La liste des invités d'un événement et les autorisations d'un document sont des choix liés, mais vous devez vérifier l'accès réel au document plutôt que de supposer qu'un titre ou un lien maintient les notes privées.
Nettoyer et suivre
Après la réunion, déplacez les points répétés dans une seule entrée claire et supprimez les notes qui n'affectent plus la compréhension. Conserver les conditions d’une décision : « approuvé pour le test » est différent de « approuvé pour la libération ». Envoyez la note convenue via le canal normal de votre équipe et demandez aux personnes de corriger les erreurs factuelles.
Lors de la prochaine révision, marquez chaque action terminée, encore ouverte ou modifiée par une décision ultérieure. Si vous dictez votre propre résumé par la suite, examinez-le par rapport aux notes que vous avez prises. Dicter un récapitulatif personnel est un flux de travail différent de l'enregistrement et de la transcription automatique d'une réunion.