회의록 템플릿: 결정, 소유자 및 다음 단계

복사 가능한 회의록 템플릿

회의 전에 이러한 제목을 원하는 문서에 붙여넣으세요. 사람들이 이야기하는 동안 복잡한 레이아웃을 디자인하려고 하기보다는 각 아래에 공간을 남겨 두십시오. 이 구조는 일반적인 작업 노트를 위한 것입니다. 공식 회의록에는 조직에서 승인한 형식이 필요할 수 있습니다.

• 회의: 토론 제목, 날짜 및 목적.
• 사람: 이 회의의 참석자 및 관련 역할입니다.
• 토론: 결정을 이해하는 데 필요한 짧은 요점입니다.
• 결정: 중요한 조건을 포함하여 합의된 내용입니다.
• 작업: 이름이 지정된 소유자와 기한 또는 합의된 체크포인트가 있는 한 줄당 하나의 작업입니다.
• 공개 질문: 해결되지 않은 항목과 이를 명확히 할 사람.
• 다음 검토: 그룹이 진행 상황을 확인할 시기입니다.

채워진 예

다음은 소규모 웹사이트 프로젝트를 위한 고안된 예입니다. 회의: 홈페이지 검토, 10월 12일. 목적: 다음 초안을 선택합니다. 사람들: 알렉스, 샘, 조. 토론: 이미지 위에 모바일 제목을 읽기가 어려웠습니다. 결정: 다음 초안에는 두 번째 이미지 자르기와 더 짧은 제목을 사용합니다.

할 일: 샘은 10월 14일까지 이미지의 구도를 조정합니다. 조는 10월 15일까지 스마트폰에서 페이지 제목을 확인합니다. 확인 후 알렉스가 최종 문구를 확정합니다. 남은 질문: 번역된 제목 중 어떤 것이 가장 넓은 공간을 필요로 할까요? 다음 검토: 10월 16일에 간단히 확인합니다.

전체 대화를 다시 읽지 않고도 결정과 작업을 찾을 수 있기 때문에 이 예는 유용합니다. "홈페이지에 대한 논의"는 주제를 기록하지만 다음 사람이 무엇을 해야 할지 확신하지 못하게 합니다.

누군가가 완료할 수 있는 작업 작성

동사로 시작하고 출력 이름을 지정합니다. "접근성 검토"는 광범위합니다. "새 메뉴에서 키보드 탐색을 확인하고 차단된 컨트롤을 신고하세요"는 사람이 완료할 수 있는 작업입니다. 나중에 메모에 조용히 할당하기보다는 소유자와 타이밍에 동의하세요.

아직 결정이 내려지지 않은 경우 해당 항목을 공개 질문에 넣습니다. 제안을 합의로 바꾸지 마십시오. 확인을 위해 불확실한 날짜나 이름을 표시하고 가능하면 회의가 끝나기 전에 문의하십시오. 누구도 승인하지 않은 내용을 자신있게 기록하는 것보다 짧고 정확한 메모가 더 유용합니다.

문서 또는 기본 제공 템플릿 사용

이 구조는 일반 문서나 메모 앱에서 사용할 수 있습니다. Google Docs는 회의 메모 빌딩 블록도 제공합니다. 문서에 "@"를 입력하고 회의 메모를 선택한 다음 캘린더 이벤트를 선택하세요. Google 도움말에서는 일정 세부정보를 삽입하는 방법과 문서 공유 또는 첨부 방법을 설명합니다.

더 작은 그룹 내에 있어야 하는 자료를 추가하기 전에 공유를 확인하세요. 이벤트의 참석자 목록과 문서의 권한은 관련된 선택이지만 제목이나 링크가 메모를 비공개로 유지한다고 가정하기보다는 실제 문서 액세스를 확인해야 합니다.

정리하고 따라하기

회의 후에는 반복되는 사항을 하나의 명확한 항목으로 옮기고 더 이상 이해에 영향을 주지 않는 메모를 삭제합니다. 결정 조건을 유지하세요. "테스트 승인"은 "출시 승인"과 다릅니다. 팀의 일반 채널을 통해 합의된 메모를 보내고 사람들에게 사실적 실수를 수정하도록 요청하세요.

다음 검토에서는 각 작업을 완료됨, 아직 진행 중이거나 이후 결정에 따라 변경됨으로 표시합니다. 나중에 요약을 직접 작성하려면 작성한 메모와 비교하여 검토하세요. 개인 요약을 받아쓰는 것은 회의를 녹음하고 자동으로 기록하는 것과는 다른 작업 흐름입니다.