会議メモのテンプレート: 決定事項、所有者、次のステップ

コピー可能な会議メモのテンプレート

会議の前に、これらの見出しを好みの文書に貼り付けてください。人々が話している間、複雑なレイアウトを設計しようとするのではなく、それぞれの下にスペースを残すようにしてください。この構造は通常の作業メモを目的としています。正式な議事録には、組織独自の承認された形式が必要な場合があります。

• 会議: タイトル、日付、ディスカッションの目的。
• 人物: この会議の出席者および関連する役割。
• ディスカッション: 決定を理解するために必要な短いポイント。
• 決定事項: 重要な条件を含む、合意された内容。
• アクション: 1 行に 1 つのタスク。指定された所有者と期日または合意されたチェックポイントが指定されます。
• 未解決の質問: 未解決の項目とそれを誰が明らかにするか。
• 次のレビュー: グループが進捗状況を確認する時期。

埋められた例

これは、小規模な Web サイト プロジェクト用に考案された例です。会議: ホームページのレビュー、10 月 12 日。目的: 次のドラフトを選択します。人物: アレックス、サム、ジョー。議論: モバイルの見出しは画像の上から読むのが困難でした。決定: 次のドラフトでは 2 番目の画像のトリミングと短い見出しを使用します。

作業：サムは10月14日までに画像の構図を調整します。ジョーは10月15日までにスマートフォンでページの見出しを確認します。その確認後、アレックスが最終的な文言を確定します。未解決の質問：翻訳された見出しのうち、どれが最も広いスペースを必要とするでしょうか。次回の確認：10月16日に短時間の確認を行います。

この例は、会話全体を読み直さずに決定事項とタスクを見つけることができるため便利です。 「ホームページについて話し合った」とすると、トピックは記録されますが、次の人は何をすべきかわかりません。

誰かが完了できるアクションを書く

動詞で始めて出力に名前を付けます。 「レビューのアクセシビリティ」は広範囲にわたります。 「新しいメニューのキーボード ナビゲーションを確認し、ブロックされているコントロールを報告する」という作業は、人が完了できるものです。後でメモに黙って割り当てるのではなく、所有者とタイミングに同意します。

まだ決定がない場合は、その項目をオープンクエスチョンの対象にします。提案を合意に変えないでください。確認のために不確かな日付や名前にマークを付け、可能であれば会議が終了する前に尋ねてください。短く正確なメモは、誰も承認しなかった自信に満ちた記録よりも役に立ちます。

ドキュメントまたは組み込みのテンプレートを使用する

この構造は、通常のドキュメント アプリやメモ アプリで使用できます。 Google Docs は、会議メモのビルディング ブロックも提供します。ドキュメントに「@」を入力し、会議メモを選択し、カレンダー イベントを選択します。 Google のヘルプでは、イベントの詳細がどのように挿入されるか、ドキュメントの共有や添付がどのように機能するかについて説明しています。

小さなグループ内に留めるべき資料を追加する前に、共有を確認してください。イベントのゲスト リストとドキュメントの権限は関連する選択ですが、タイトルやリンクによってメモが非公開に保たれると想定するのではなく、実際のドキュメントへのアクセスを確認する必要があります。

クリーンアップとフォロースルー

会議の後、繰り返しのポイントを 1 つの明確なエントリに移動し、理解に影響を与えなくなったメモを削除します。決定条件を維持します。「テストの承認」は「リリースの承認」とは異なります。合意したメモをチームの通常のチャネルを通じて送信し、事実上の間違いを修正するよう人々に依頼します。

次回のレビューでは、各アクションが完了したか、まだ未解決であるか、後の決定によって変更されたかをマークします。後で自分で要約を書き出す場合は、取ったメモと照らし合わせて見直してください。個人的な要約を口述筆記することは、会議を記録して自動的に書き起こすこととは異なるワークフローです。