Szablon notatek ze spotkań: decyzje, właściciele i kolejne kroki
Przez Juste Tools · Opublikowano
Najbardziej przydatne notatki ze spotkań pozwalają później odpowiedzieć na trzy pytania: co zostało postanowione, kto wykona kolejne zadanie i kiedy to nastąpi. Nie na każdym spotkaniu wymagana jest transkrypcja. Zacznij od krótkiej struktury oddzielającej rozmowę od jej wyników, a następnie potwierdź te części, które wymagają porozumienia.
Szablon notatek ze spotkań, który można kopiować
Wklej te nagłówki do preferowanego dokumentu przed spotkaniem. Zostaw miejsce pod każdym z nich, zamiast próbować projektować skomplikowany układ, podczas gdy ludzie rozmawiają. Struktura przeznaczona jest na zwykłe notatki robocze; protokoły formalne mogą wymagać formatu zatwierdzonego przez Twoją organizację.
- Spotkanie: tytuł, data i cel dyskusji.
- Osoby: uczestnicy i wszelkie istotne role w tym spotkaniu.
- Dyskusja: krótkie punkty potrzebne do zrozumienia decyzji.
- Decyzje: co zostało uzgodnione, w tym ważne warunki.
- Akcje: jedno zadanie w wierszu, z nazwanym właścicielem i terminem lub uzgodnionym punktem kontrolnym.
- Pytania otwarte: nierozwiązane kwestie i kto je wyjaśni.
- Następna recenzja: kiedy grupa sprawdzi postępy.
Wypełniony przykład
Oto wymyślony przykład małego projektu strony internetowej. Spotkanie: przegląd strony głównej, 12 października. Cel: wybrać następną wersję roboczą. Ludzie: Alex, Sam i Jo. Dyskusja: nagłówek na telefonie komórkowym był trudny do odczytania na obrazie. Decyzja: użyj drugiego przycięcia obrazu i krótszego nagłówka w następnej wersji roboczej.
Zadania: Sam zmienia kadrowanie obrazu do 14 października. Jo sprawdza nagłówek strony na telefonie do 15 października. Następnie Alex potwierdza ostateczne brzmienie tekstu. Otwarte pytanie: który przetłumaczony nagłówek potrzebuje najwięcej miejsca? Kolejna kontrola: krótkie sprawdzenie 16 października.
Przykład jest przydatny, ponieważ decyzję i zadania można znaleźć bez konieczności ponownego czytania całej rozmowy. „Omawiano na stronie głównej” zapisze temat, ale pozostawi następną osobę niepewną, co zrobić.
Napisz czynność, którą ktoś może wykonać
Zacznij od czasownika i nazwij wynik. „Dostępność przeglądu” jest szeroka; „Sprawdź nawigację za pomocą klawiatury w nowym menu i zgłoś wszelkie zablokowane elementy sterujące” to coś, co dana osoba może dokończyć. Uzgodnij właściciela i czas, zamiast przypisywać je później po cichu w notatkach.
Jeśli nie ma jeszcze decyzji, umieść tę kwestię w pytaniach otwartych. Nie zamieniaj sugestii w zgodę. Zaznacz niepewne daty lub nazwiska w celu potwierdzenia i, jeśli to możliwe, zapytaj przed zakończeniem spotkania. Krótka, dokładna notatka jest bardziej użyteczna niż pewny zapis czegoś, czego nikt nie zatwierdził.
Użyj dokumentu lub wbudowanego szablonu
Możesz użyć tej struktury w zwykłej aplikacji do obsługi dokumentów lub notatek. Google Docs oferuje także moduł tworzenia notatek ze spotkań: wpisz „@” w dokumencie, wybierz notatki ze spotkań i wybierz wydarzenie w Kalendarzu. Pomoc Google wyjaśnia, w jaki sposób wstawiane są szczegóły wydarzenia oraz jak działa udostępnianie lub załączanie dokumentu.
Przed dodaniem materiału, który powinien pozostać w mniejszej grupie, sprawdź udostępnianie. Lista gości wydarzenia i uprawnienia do dokumentu to powiązane opcje, ale powinieneś zweryfikować rzeczywisty dostęp do dokumentu, zamiast zakładać, że tytuł lub link zapewnia prywatność notatek.
Posprzątaj i postępuj zgodnie z instrukcjami
Po spotkaniu przenieś powtarzające się punkty w jeden przejrzysty wpis i usuń notatki, które nie wpływają już na zrozumienie. Zachowaj warunki decyzji: „zatwierdzony do testu” różni się od „zatwierdzony do wydania”. Wyślij uzgodnioną notatkę normalnym kanałem swojego zespołu i poproś ludzi o poprawienie błędów merytorycznych.
Podczas następnego przeglądu oznacz każde działanie jako zakończone, nadal otwarte lub zmienione późniejszą decyzją. Jeśli później podyktujesz własne podsumowanie, przejrzyj je z notatkami, które zrobiłeś. Dyktowanie osobistego podsumowania to inny proces niż nagrywanie i automatyczna transkrypcja spotkania.