Toplantı notları şablonu: kararlar, sahipler ve sonraki adımlar
Juste Tools tarafından · Yayınlandı
En yararlı toplantı notları üç soruyu daha sonra yanıtlamayı mümkün kılar: Neye karar verildi, bir sonraki görevi kimin yapacağı ve ne zaman yapılacağı. Her toplantı için transkript gerekmemektedir. Konuşmayı sonuçlarından ayıran kısa bir yapıyla başlayın, ardından üzerinde anlaşmaya varılması gereken kısımları onaylayın.
Kopyalanabilir bir toplantı notları şablonu
Bu başlıkları toplantıdan önce tercih ettiğiniz belgeye yapıştırın. İnsanlar konuşurken karmaşık bir düzen tasarlamaya çalışmak yerine her birinin altında boşluk bırakın. Yapı sıradan çalışma notlarına yöneliktir; resmi tutanakların kuruluşunuzun kendi onaylı formatına ihtiyacı olabilir.
- Toplantı: başlık, tarih ve tartışmanın amacı.
- Kişiler: katılımcılar ve bu toplantıyla ilgili tüm roller.
- Tartışma: Kararı anlamak için gereken kısa noktalar.
- Kararlar: Önemli koşullar da dahil olmak üzere üzerinde anlaşmaya varılan konular.
- Eylemler: Adı belirlenmiş bir sahibi ve son tarihi veya üzerinde anlaşmaya varılan bir kontrol noktası olan satır başına bir görev.
- Açık sorular: çözülmemiş konular ve bunları kimin açıklığa kavuşturacağı.
- Sonraki inceleme: grup ilerlemeyi ne zaman kontrol edecek.
Dolu bir örnek
İşte küçük bir web sitesi projesi için icat edilmiş bir örnek. Toplantı: ana sayfa incelemesi, 12 Ekim. Amaç: Bir sonraki taslağı seçin. İnsanlar: Alex, Sam ve Jo. Tartışma: Mobil başlığın görsel üzerinden okunması zordu. Karar: Bir sonraki taslak için ikinci görsel kırpmayı ve daha kısa bir başlığı kullanın.
Görevler: Sam, 14 Ekim’e kadar görselin kadrajını düzenler. Jo, 15 Ekim’e kadar sayfa başlığını telefonda kontrol eder. Ardından Alex son ifadeyi onaylar. Açık soru: Hangi çevrilmiş başlık daha fazla alan gerektiriyor? Sonraki inceleme: 16 Ekim’de kısa bir kontrol.
Bu örnek faydalıdır çünkü karar ve görevler, tüm konuşmanın yeniden okunmasına gerek kalmadan bulunabilir. "Ana sayfada tartışıldı" konuyu kaydeder ancak bir sonraki kişinin ne yapacağı konusunda kararsız kalmasına neden olur.
Birinin tamamlayabileceği bir eylem yazın
Bir fiille başlayın ve çıktıyı adlandırın. "İnceleme erişilebilirliği" geniş kapsamlıdır; "Yeni menüde klavye gezinmesini kontrol edin ve engellenen kontrolleri bildirin" bir kişinin bitirebileceği bir şeydir. Daha sonra notlarda sessizce atamak yerine, sahibi ve zamanlaması üzerinde anlaşın.
Henüz bir karar yoksa, maddeyi açık soruların altına koyun. Bir öneriyi anlaşmaya dönüştürmeyin. Belirsiz tarihleri veya isimleri onay için işaretleyin ve mümkün olduğunda toplantı bitmeden isteyin. Kısa ve doğru bir not, kimsenin onaylamadığı bir şeyin kendinden emin bir şekilde kaydedilmesinden daha faydalıdır.
Bir belge veya yerleşik bir şablon kullanın
Bu yapıyı sıradan bir belge veya not uygulamasında kullanabilirsiniz. Google Docs ayrıca bir toplantı notları yapı taşı da sunar: bir belgeye “@” yazın, toplantı notlarını seçin ve bir Takvim etkinliği seçin. Google'ın yardımında etkinlik ayrıntılarının nasıl eklendiği ve belgeyi paylaşmanın veya eklemenin nasıl çalıştığı açıklanmaktadır.
Daha küçük bir grupta kalması gereken materyali eklemeden önce paylaşımı kontrol edin. Bir etkinliğin davetli listesi ve bir belgenin izinleri birbiriyle ilişkili seçimlerdir, ancak bir başlığın veya bağlantının notları gizli tuttuğunu varsaymak yerine gerçek belge erişimini doğrulamanız gerekir.
Temizleyin ve takip edin
Toplantıdan sonra tekrarlanan noktaları tek bir net girişe taşıyın ve artık anlaşılmasını etkilemeyen notları kaldırın. Bir kararın koşullarını koruyun: "test için onaylandı", "yayın için onaylandı"dan farklıdır. Üzerinde anlaşılan notu ekibinizin normal kanalı aracılığıyla gönderin ve insanlardan maddi hataları düzeltmelerini isteyin.
Bir sonraki incelemede tamamlanan, halen açık olan veya daha sonraki bir kararla değiştirilen her eylemi işaretleyin. Daha sonra kendi özetinizi yazdırırsanız, aldığınız notlarla karşılaştırarak gözden geçirin. Kişisel bir özeti dikte etmek, bir toplantıyı kaydetmek ve otomatik olarak yazıya dökmekten farklı bir iş akışıdır.