Шаблон заметок встречи: решения, ответственные и следующие шаги
Автор: Juste Tools · Опубликовано
Наиболее полезные записи совещаний позволяют позже ответить на три вопроса: что было решено, кто будет выполнять следующую задачу и когда она должна быть выполнена. Стенограмма не требуется для каждой встречи. Начните с короткой структуры, которая отделяет разговор от его результатов, затем подтвердите те части, которые требуют согласования.
Копируемый шаблон заметок о встрече
Вставьте эти заголовки в предпочитаемый вами документ перед встречей. Оставьте место под каждым, а не пытайтесь разработать сложный макет, пока люди разговаривают. Структура предназначена для обычных рабочих заметок; Для официальных протоколов может потребоваться собственный формат, утвержденный вашей организацией.
- Встреча: название, дата и цель обсуждения.
- Люди: участники и любая соответствующая роль в этом собрании.
- Обсуждение: краткие моменты, необходимые для понимания решения.
- Решения: что было согласовано, включая важные условия.
- Действия: по одной задаче в строке с указанием имени ответственного и срока выполнения или согласованной контрольной точки.
- Открытые вопросы: нерешенные вопросы и кто их прояснит.
- Следующий обзор: когда группа проверит прогресс.
Заполненный пример
Вот придуманный пример для небольшого веб-проекта. Встреча: обзор домашней страницы, 12 октября. Цель: выбрать следующий черновик. Люди: Алекс, Сэм и Джо. Обсуждение: заголовок на мобильном телефоне плохо читался поверх изображения. Решение: использовать второе кадрирование изображения и более короткий заголовок для следующего черновика.
Задачи: Сэм меняет кадрирование изображения к 14 октября. Джо проверяет заголовок страницы на телефоне до 15 октября. После проверки Алекс подтверждает окончательную формулировку. Открытый вопрос: какой переведённый заголовок требует больше всего места? Следующая проверка: короткое обсуждение 16 октября.
Пример полезен тем, что решение и задачи можно найти, не перечитывая весь разговор. «Обсудили домашнюю страницу» запишет тему, но следующий человек не будет знать, что делать.
Напишите действие, которое может выполнить кто-то
Начните с глагола и назовите результат. «Проверить доступность» имеет широкое значение; «Проверьте навигацию с помощью клавиатуры в новом меню и сообщите о любых заблокированных элементах управления» — это то, что человек может закончить. Согласуйте ответственного и срок, а не назначайте их потом молча в примечаниях.
Если решения еще нет, поставьте вопрос в открытые вопросы. Не превращайте предложение в соглашение. Отметьте неопределенные даты или имена для подтверждения и по возможности спросите до окончания встречи. Короткая точная заметка полезнее, чем уверенное описание чего-то, что никто не одобрил.
Используйте документ или встроенный шаблон
Вы можете использовать эту структуру в обычном приложении для документов или заметок. Google Docs также предлагает блок для создания заметок о собраниях: введите «@» в документе, выберите заметки о собрании и выберите событие календаря. В справке Google объясняется, как вставляются сведения о событии и как работает обмен или прикрепление документа.
Прежде чем добавлять материал, который должен оставаться в небольшой группе, проверьте возможность совместного использования. Список гостей мероприятия и разрешения для документа являются взаимосвязанными вариантами, но вам следует проверить фактический доступ к документу, а не предполагать, что заголовок или ссылка сохраняют конфиденциальность заметок.
Очистите и доведите до конца
После встречи переместите повторяющиеся пункты в одну четкую запись и удалите примечания, которые больше не влияют на понимание. Сохраните условия решения: «одобрено для теста» отличается от «одобрено к выпуску». Отправьте согласованное сообщение через обычный канал вашей команды и попросите людей исправить фактические ошибки.
При следующем просмотре отмечайте каждое действие выполненным, все еще открытым или измененным последующим решением. Если после этого вы будете диктовать собственные итоги встречи, сверьте его с сделанными вами заметками. Диктовка собственных итогов встречи — это рабочий процесс, отличный от записи и автоматической расшифровки собрания.